Administration Jobs

Technische Dokumentation, digitale Ablage der projektbezogenen Dokumentation und Berichtswesen. Auswerten technischer Daten des Gebäudebetriebs und deren Aufbereitung zur Vorbereitung von Entscheidungen der zuständigen Stellen. Kommunikation zu internen und externen Stellen. Unterstützung bei der Angebotserstellung für Beratungsleistungen in technischen Gewerken.

Die Aid by Trade Foundation bringt in den Initiativen Cotton made in Africa (CmiA), The Good Cashmere Standard (GCS) und Regenerative Cotton Standard (RCS) unterschiedliche Partner aus Wirtschaft, Politik, Wissenschaft und NGOs zusammen und baut im Sinne eines „social business

Du recherchierst gesetzliche, normative und fachliche Anforderungen und bereitest Informationen verständlich auf. Du unterstützt bei Dokumentationen, Auswertungen, Übersichten und Präsentationen. Du hilfst dabei, Anforderungen in Leitlinien, Checklisten und Prozessbeschreibungen zu übertragen. Du behältst Termine, Maßnahmen und offene Punkte im Blick. Du unterstützt Audits und Projekte und übernimmst nach der Einarbeitung schrittweise eigene Themen.

Aufbereiten von Management-Reportings, Statistiken und Kennzahlen in Verbindung mit Pflegen relevanter Daten und Sicherstellen einer verlässlichen Dokumentation und Auswertung. Unterstützen des Health, Safety & Environment Teams (HSE) im operativen Tagesgeschäft sowie eigenständiges Übernehmen organisatorischer und administrativer Aufgaben.

Unterstützung der Geschäftsleitung bei allen anfallenden Aufgaben im operativen und strategischen Tagesgeschäft. Vorbereitung von Entscheidungen durch strukturierte Informationsbeschaffung und -auswertung. Planung, Steuerung, Bearbeitung, Umsetzung und Nachverfolgung von Projekten in eigenständiger Verantwortung und im Team. Analyse und Optimierung bestehender Prozesse. Inhaltliche Vor- und Nachbereitung von Besprechungen und Terminen. Erstellung von Entscheidungsgrundlagen, Berichten, Präsentationen und Statistiken für die Geschäftsleitung.

Strategische und operative Vorbereitung und rechtssichere Durchführung komplexer Vergabeverfahren nach nationalem und EU-Vergaberecht – von der Vergabevorbereitung bis zur Zuschlagserteilung. Abstimmung und Koordination mit internen Fachbereichen und externen Beteiligten zu vergaberechtlichen und verfahrensspezifischen Fragestellungen. Prüfung und eigenverantwortliche Freigabe von Vergabevermerken. Durchführung der elektronischen Verfahrensabwicklung auf der Vergabeplattform des Landes Berlin, inklusive Veröffentlichung der Unterlagen, Verfahrenskoordination und Zuschlagserteilung.

Gemeinsam mit deinem Team koordinierst du deutschlandweite Transporte von Elektroaltgeräten und Batterien. Du hältst die Fäden zusammen, behältst den Überblick und sorgst dafür, dass Kunden und Kollegen jederzeit auf dich zählen können. Sicherheit & Umwelt: Du stellst die Einhaltung von abfallrechtlichen, sicherheits- und umweltrechtlichen Vorgaben sicher. Abläufe koordinieren: Du planst und begleitest deutschlandweite Transportaufträge und sorgst für einen reibungslosen Ablauf. Verbindungen schaffen: Du bist Ansprechpartner*in für Kunden, Speditionspartner* und interne Fachabteilungen. Zahlen & Daten: Du erstellst Angebote, prüfst Rechnungen und pflegst relevante Informationen in unseren Systemen.