Die aktuelle Corona-Krise hat viele Mitarbeiter*innen ins Home Office und die Team-Kommunikation somit gezwungenermaßen in den digitalen Raum verlagert. Doch besonders für Menschen, für die es bislang selbstverständlich war, mal eben im Büro der Kolleg*innen vorbeizuschauen, wenn es etwas zu klären gibt oder sich in regelmäßigen Meetings auszutauschen, kann diese plötzliche Umstellung durchaus eine Herausforderung sein.
Unseren »Survival-Guide« für eine frust-freie Arbeit aus dem Home Office findest du hier.
Das betrifft u.a. vor allem notwendige Absprachen und den Informationsaustausch zwischen Teammitgliedern und natürlich auch das Zugehörigkeitsgefühl. Ist der unmittelbare persönliche Austausch nicht möglich, ist es essentiell, sich verbindlich auf feste Termine zu einigen, wo über digitale Kommunikationswege Aufgaben geplant und Ergebnisse reflektiert, aber auch über zwischenmenschliche Aspekte gesprochen und Erfolge gemeinsam gefeiert werden.
Im Folgenden stellen wir die Tools und Anbieter vor, mit denen du auch ohne großen technischen oder finanziellen Aufwand mit deinem Team in Kontakt bleiben und wichtige Gesprächsinhalte sicher dokumentieren kannst. Desweiteren geben wir dir Tipps an die Hand, wie sich Online Meetings mit den richtigen Moderationstechniken produktiv gestalten lassen.
Digitale Konferenzen lassen sich zunächst grob in zwei Formate unterteilen:
Online Meetings: Diese kann man sich im Prinzip vorstellen wie ein klassisches Meeting. Ziel ist es, Ideen zu sammeln, Vorschläge zu besprechen, Projekte zu organisieren oder sonstige Angelegenheiten im gemeinsamen Dialog zu klären. Die Rolle der Moderator*innen ist es primär, ein Auge darauf zu haben, dass alle relevanten Tagesordnungspunkte abgearbeitet werden und das Gespräch bei Bedarf inhaltlich ein wenig zu steuern.
Webinare: Dieses Format ist weniger interaktiv und eher nicht auf einen gemeinsamen Austausch ausgelegt, sondern auf die Wissensvermittlung. Die Moderator*innen treten dabei als Expert*innen für ein bestimmtes Thema auf und haben dabei den hauptsächlichen Redeanteil, wobei die Teilnehmenden in der Regel eher die Zuhörer*innen-Rolle einnehmen (wobei vereinzelte Wortmeldungen und Fragen seitens der Teilnehmenden oder interaktive Elemente natürlich nicht völlig ausgeschlossen sind). In der Regel blenden die Moderator*innen zur visuellen Unterstützung Präsentationsfolien o.Ä. ein, welche die Teilnehmenden während des Vortrags mitverfolgen können. Dieses Format eignet sich z.B. für Ergebnispräsentationen, Schulungen, Mitarbeiterinformation oder Sicherheitsunterweisungen.
Natürlich sind Online Meetings nicht nur für den »Business Talk« geeignet - wie wäre es z.B. mit einem gemeinsamen digitalen Team-Frühstück oder Feierabendbier? Lasst uns kreativ werden, damit wir auch in Zeiten der sozialen Isolation alternative Wege finden, uns gegenseitig zu unterstützen und uns zugehörig zu fühlen.
Tools für Video- & Telefon-Konferenzen und Webinare
Dieser Anbieter nutzt die Software des Open Source-Projektes namens »Jitsi«, ist nicht kommerziell und daher völlig kostenfrei. Auch die Handhabung ist denkbar einfach: Weder für Moderator*innen noch Teilnehmende ist eine Registrierung oder Installation einer Software notwendig: Eine*r öffnet einfach einen virtuellen Konferenzraum und verschickt einen den entsprechenden Link an die übrigen Teilnehmenden. Diese können sowohl über die Internetverbindung ihres PCs oder Mobilgeräts als auch per Telefoneinwahl an dem Meeting teilnehmen. Auch die Einbettung eines Online-Dokuments für die Protokollierung, einer Präsentation, von Youtube-Videos sowie das Teilen des eigenen Bildschirms während des Meetings ist möglich.
Kosten: Die Nutzung ist komplett kostenlos. Es darf aber gerne gespendet werden: Wie fast alle Open Source-Projekte ist der Anbieter auf Spenden angewiesen.
Datenschutz: Die Server befinden sich innerhalb der EU, die übertragenen Daten werden verschlüsselt und nicht dauerhaft gespeichert. Die Nutzung ist DSGVO-konform. Desweiteren lassen sich je nach Bedarf verschiedene Sicherheitsstufen konfigurieren.
Ein simples Online-Tool für Video-Konferenzen und Screen Sharing. Sehr praktisch: Es reicht, wenn die*der Organisator*in des Meeting sich registriert und einen virtuellen Konferenzraum erstellt. Danach wird der Link zum Konferenzraum einfach an die übrigen Teilnehmenden weitergeleitet, die sich weder bei Whereby registrieren noch eine Software installieren müssen. Einfach per Link den virtuellen Konferenzraum betreten und es kann losgehen.
Kosten: Die Basisversion (max. 4 Teilnehmende) ist sogar komplett kostenlos und daher eine gute Option für kleine Teams! Für bis zu 12 Teilnehmende und weitere Business-Features werden 9,99 USD für bis zu 50 Teilnehmende 59,99 USD fällig.
Datenschutz: Firmensitz ist in Norwegen, es werden jedoch verschiedene Server weltweit genutzt. Die Nutzung der Software ist für europäische Nutzer*innen laut Angaben des Anbieters DSGVO-konform. Eine genaue Prüfung ist bei Bedarf für den Einzelfall dennoch empfehlenswert.
Bei Zoom handelt es sich um ein etabliertes und von vielen Unternehmen und Organisationen genutztes Tool und besonders jetzt in der Corona-Krise enormen Zulauf verzeichnet. Auch eine Teilnahme per Telefoneinwahl (ohne Internet-Verbindung ist möglich). Für Zoom benötigt nur die*der Gastgeber*in ein registriertes Konto. Darüber hinaus ist eine Einbindung von Office-Anwendungen (Google Docs, Google Tabellen und Google Präsentationen) direkt in den Konferenzbildschirm möglich, so dass Teilnehmende gemeinsam und in Echtzeit an Dokumenten arbeiten können. Weitere Zusatz-Features: Auch die Durchführung von kleinen Live-Umfragen sowie die Aufteilung der Teilnehmenden in Kleingruppen durch das Erzeugen mehrerer kleiner virtueller Meeting-Räume ist möglich.
Kosten: Es gibt eine kostenlos Basis-Version für bis zu 100 Teilnehmende. Nehmen jedoch mehr als zwei Personen am Meeting teil, ist die Dauer auf 40 min pro Sitzung begrenzt. Die kostenpflichtigen Abos für beginnen bei 13,99 EUR pro Monat (max. 100 Teilnehmende). Die Video-Webinar-Software gibt es ab 37 EUR pro Monat.
Datenschutz: Sitz der Firma sind die Vereinigten Staaten. Verschlüsselung der online übertragenen Daten ist möglich, muss aber manuell eingeschaltet werden. Ein Blick in das Kleingedruckte zeigt, dass Zoom allerhand persönlicher Daten sammelt. Ob dieses Tool den eigenen Sicherheitsanforderungen standhält, sollte also je nach Einzelfall überprüft werden.
Für Online-Meetings bietet der deutsche Anbieter meetyoo virtuelle Konferenzräume an, die die Teilnehmenden sowohl über die Internetverbindung ihres PCs oder Mobilgeräts als auch per Telefoneinwahl betreten können.
Kosten: Die Abrechnung erfolgt entweder minutengenau (0,09 pro Minute und Teilnehmende*r) oder über eine Konferenz-Flat ab 25 EUR monatlich (max. 25 Teilnehmende).
Darüber hinaus bietet meetyoo auch spezielle Lösungen für moderierte Audiokonferenzen für bis zu 5.000 Telefonteilnehmende an, z.B. für Aktionärsversammlungen, Mitarbeiterinformation oder größere Pressekonferenzen.
Spezialisiert ist dieser Anbieter zudem auf virtuelle Events - mit der Software »ubivents« können Großveranstaltungen wie Jobmessen, Fachkonferenzen oder Mitarbeiterevents komplett in den digitalen Raum verlegt werden. Die Teilnehmenden »wandern«, ähnlich wie bei einem PC-Spiel, am Bildschirm durch eine virtuelle Messehalle von Stand zu Stand.
Datenschutz: Firmensitz ist Berlin, die Software ist DSGVO-konform und TÜV-zertifiziert.
GoToMeeting bietet sowohl Lösungen für Online Meetings als auch Webinare an. Eine Registrierung ist nur für die*den Gastgeber*in nötig, die übrigen Teilnehmenden benötigen nur einen Link zum Konferenzraum. Der Anbieter legt außerdem laut eigenen Angaben besonderen Wert darauf, dass die Performance der Software auch bei der Nutzung auf mobilen Endgeräten (z.B. Smartphones oder Tablets) eine hohe Qualität aufweist und ist daher besonders für Vielreisende, die oft von unterwegs kommunizieren müssen, geeignet. Darüber hinaus können sich Teilnehmende auch ohne Internetverbindung per Telefon in die Meetings einwählen.
Kosten: Im Zuge der aktuellen Corona-Krise stellt GoToMeeting u.a. Gesundheitsdienstleistern, Bildungseinrichtungen, Gebietskörperschaften und gemeinnützigen Organisationen verschiedene Lösungen als »Emergency Remote Work Kits« drei Monate kostenlos zur Verfügung. Andere Unternehmen Software über die reguläre Testversion 14 Tage lang testen. Kostenpflichtige Pakete sind ab 10,75 EUR monatlich (für bis zu 150 Teilnehmende) zu haben.
Datenschutz: Sitz der Firma ist in den Vereinigten Staaten. Laut eigenen Angaben erfüllt die Software jedoch die Vorgaben der DSGVO. Eine zusätzliche Überprüfung für den jeweiligen Einzelfall ist dennoch empfehlenswert.
Die gut etablierte Plattform des US-Softwareherstellers Adobe gehört in vielen Unternehmen bereits zur Standardausrüstung. Es gibt jeweils eine spezialisierte Version für Online Meetings, Webinare sowie sich über einen längeren Zeitraum erstreckende E-Learning-Kurse. Nur die*der Gastgeber bzw. Host benötigt einen persönlichen Account, die Teilnehmenden können sich ohne vorherige Registrierung oder Installation einer Software in die Konferenz einklinken.
Kosten: Der Zugang zu einem einfachen Online Meetingraum kostet (abhängig von der Zahl der Teilnehmenden) ab 46 € monatlich, für Webinare ab 120 €/Monat. Eine kostenlose Testversion (30 Tage) ist erhältlich.
Datenschutz: Sitz der Firma sind die Vereinigten Staaten, DSGVO-Konformität sollte je nach Einzelfall überprüft werden.
edudip ist speziell für Webinare ausgelegt (für Online Meetings, in denen alle zu Wort kommen sollen, ist diese Lösung eher ungeeignet).
Der deutsche Anbieter legt besonders Wert auf eine einfache Handhabung - die Nutzung eines virtuellen Konferenzraumes läuft vollständig über den Internetbrowser, die Installation einer Software oder Plug-Ins entfällt (auch für die Moderator*innen) vollständig. Die*der Moderator muss sich allerdings vorab mit seinen Daten registrieren bzw. ein Paket buchen. Zusatz-Features: Es können kleine Live-Umfragen erstellt sowie Youtube-Videos in den Meeting-Bildschirm eingebunden werden. Bis zu vier Teilnehmende gleichzeitig können durch die Moderator*innen nach Bedarf mit Bild & Ton »aktiviert« werden. Eine Einwahl per Telefon (ohne Internetverbindung) sowie die Möglichkeit, mit mehreren Moderator*innen aufzutreten, ist nur in der erweiterten Version möglich.
Kosten: Die Lösung für max. 30 Teilnehmende kostet ab 34 EUR monatlich, die erweiterte Version für bis zu 100 Teilnehmende ab 69 EUR monatlich. edudip kann 14 Tage lang kostenlos getestet werden.
Datenschutz: Die Server befinden sich in Deutschland, Software ist DSGVO-konform.
Diese Software legt den Fokus auf Fernwartung und Fernsupport, d.h. Nutzer*innen können via TeamViewer ihren PC für die Fernsteuerung durch autorisierte Dritte freigeben, damit aus der Ferne z.B. Systemreparaturen vorgenommen oder Hilfestellungen geleistet werden können. Unternehmen können aber ihren Mitarbeitenden, die im Home Office sind, jedoch auch Zugriff auf Arbeitsrechner und Netzwerkserver geben. Die Kosten variieren stark je Produkt und den benötigten Features.
Mit der Lösung »Blizz« stellt der Anbieter jedoch darüber hinaus ein Tool für Online Meetings, in die sich Teilnehmende auch via Telefon einwählen können. Für bis zu 5 Teilnehmende ist die Nutzung kostenlos und kann komplett ohne vorherige Registrierung heruntergeladen werden. Die kostenpflichtigen Pakete bewegen sich je nach Zahl der Teilnehmenden im Bereich zwischen 6 EUR und 19 EUR monatlich.
Datenschutz: Die Server befinden sich in Deutschland, Software ist cloud-basiert und DSGVO-konform.
Tipps für die Moderation von Online Meetings
Das »Wir-Gefühl« stärken
Gerade dann, wenn es keine Möglichkeit gibt, sich zwischendurch persönlich auszutauschen, ist es umso wichtiger, auch im Digitalen einen Raum dafür zu öffnen, ein Gemeinschaftsgefühl entstehen zu lassen und Gefühle äußern zu können. Dies geschieht am besten direkt zu Beginn des Online Meetings in Form einer kurzen Willkommensrunde, in der jede*r dazu eingeladen wird, kurz zu erzählen, wie es ihr*ihm gerade geht und was sie*ihn (auch persönlich) beschäftigt.
Moderations-Rollen aufteilen
Auf den die*den Moderator*in kommen bei einem Online-Meeting einige Multitasking-Aufgaben zu. Daher macht es insbesondere bei einer größeren Anzahl an Teilnehmende Sinn, Aufgaben an andere Co-Moderator*innen zu delegieren, damit sich eine*r ganz auf die Gesprächsführung und die Inhalte konzentrieren kann. Zum Beispiel könnte ein*e Co-Moderator*in sich dem Support bei auftretenden technischen Unklarheiten und Problemen widmen. Ein*e weitere*r Co-Moderator*in kann ggf. für inhaltliche Fragen zuständig sein, die während des Online Meetings schriftlich über die Gruppenchat-Funktion gestellt werden. So wird keine Frage übersehen und die*der Hauptmoderator*in wird entlastet, da sie*er nicht ständig unterbrechen und nebenbei auch noch parallel zum Gespräch den Chat verfolgen muss.
Aufmerksamkeitsspanne halten
Was sich bei persönlichen Meetings schon als schwierig gestalten kann, ist online eine noch größere Herausforderung: Die Aufmerksamkeit der Teilnehmenden über einen längeren Zeitraum halten. Daher ist es für die Moderierenden sehr ratsam, das Meeting so interaktiv wie möglich zu gestalten, viele Fragen zu stellen und die Teilnehmenden aktiv dazu einzuladen, sich mit Wortbeiträgen einzubringen. Einige Tools bieten dafür auch nette Zusatzfunktionen, z.B. die Möglichkeit, kleine Live-Umfragen zu erstellen oder sogar virtuelle Kleingruppen zu (siehe oben).
Alle mit ins Boot holen
Eine konkrete Möglichkeit, zum einen die Aufmerksamkeitsspanne aller Teilnehmenden zu halten und zum anderen die Redeanteile gerecht zu verteilen sowie alle Perspektiven mit einzubeziehen, ist die sog. »Kreisrunde«. Dabei werden alle Teilnehmenden nacheinander dazu eingeladen, sich zu einem spezifischen Aspekt oder Vorschlag aktiv zu äußern. Dabei gibt jede*r nach dem eigenen Wortbeitrag das Wort an eine*n anderen Teilnehmende*n ihrer*seiner Wahl weiter - dies geschieht so lange, bis sich jede*r einmal geäußert hat. So kann vermieden werden, dass Diskussionen nur zwischen einigen wenigen Teilnehmenden ausarten oder eher zurückhaltende Teammitglieder von eher dominanten Redner*innen in den Hintergrund gedrängt werden.
Pausen machen!
Bei realen Meetings ist es völlig selbstverständlich, dass Pausen bereits von Vorneherein eingeplant werden. Online Meetings sind mental genauso fordernd - von daher sind auch hier Pausen ganz essentiell, um zu produktiven Ergebnissen zu kommen. Empfohlen wird eine etwa 10-minütige Pause nach jeweils 60 Minuten Meeting - hier können alle sich mal kurz die Beine vertreten, sich einen Snack aus dem Kühlschrank holen und die Gedanken ordnen.
Kurze Energie-Kicks einbauen
Nach den Pausen helfen ganz kurze, spielerische Einheiten, sog. Energizer, das Energie- und Motivationslevel wieder auf Vordermann zu bringen. Ein Energizer, der sich auch für Online Meetings eignet, ist z.B. »Touch Blue«. Dabei werden alle Teilnehmenden gebeten, einen blauen Gegenstand in die Webcam zu halten. Dies kann natürlich beliebig kreativ ergänzt werden in z.B. »Halte etwas Essbares/Trinkbares in die Webcam« oder »Halte etwas in die Webcam, das du benötigst, um gut arbeiten zu können« usw.
Ein ganzes Handbuch voller Ideen: Das Online-Trainer Playbook
Wer noch mehr Inspirationen und Techniken für die Moderation von Online Meetings sucht, findet im Online-Trainer Playbook einen bunten Blumenstrauß mit verschiedensten, illustrierten Anleitungen, Vorlagen und Anwendungsfällen für bewährte Methoden, mit denen sich auch komplexe Meetings unterhaltsam, produktiv und effizient gestalten lassen. Kosten: 55 EUR.
Dokumentation / Protokollierung von Online Meetings
In aller Regel bieten Online Meeting-Tools die Möglichkeit, das Gespräch aufzuzeichnen und anschließend als Audio-Datei zu speichern. Oftmals ist jedoch zusätzlich notwendig, die wichtigsten Inhalte aus dem Meeting in Form eines schriftlichen Protokolls festzuhalten. Dabei bieten kollaborative Online-Dokumente, die in einer Cloud abgespeichert werden, gegenüber den klassischen Word-Dateien, Tabellen oder Präsentationen, die nach dem Meeting per Email verschickt werden, den großen Vorteil, dass sie nicht in irgendwelchen Email-Postfächern verloren gehen und auch im Nachhinein noch Ergänzungen für alle sichtbar eingefügt werden können - sozusagen ein »lebendes«, fortlaufendes Protokoll, auf das jede*r mit dem entsprechenden Link jederzeit zugreifen kann. Die Benutzeroberfläche dieser Tools entspricht im Prinzip der von Microsoft Word bzw. Excel und PowerPoint, sollte den allermeisten Nutzer*innen also sehr vertraut sein.
Wer aufgrund von Datenschutzbedenken nicht die entsprechenden Dienste des allseits bekannten Software-Riesen, dessen Name mit dem Buchstaben »G« beginnt, nutzen möchte, kann auf sichere, verschlüsselte Tools wie »CryptPad« (auch ohne Registrierung und kostenfrei nutzbar) oder »Etherpad« (komplett Open Source und kostenfrei) zurückgreifen.
