Finanzen

Sie übernehmen in Abstimmung und gemeinsam mit den Kolleg*innen im Verwaltungs-Team Verantwortung für die Gewährleistung reibungsloser administrativer Abläufe unserer Arbeit, insbesondere im Bereich Office- und Eventmanagement. Im Einzelnen bedeutet das: Sie koordinieren die Prozesse mit unseren Dienstleister*innen und dem Team rund um das Büro in der Boyenstraße 41 und setzen Projekte im und um Büro mit den Dienstleister*innen und dem Team um, Sie sind die*der erste Ansprechpartner*in für telefonische und schriftliche Anfragen und Anliegen an die GFF und betreuen diese individuell und wertschätzend, Sie sind verantwortlich für die administrative Planung und Durchführung von internen und externen Veranstaltungen und Konferenzen und sind verantwortlich für Evaluation und Qualitätsmanagement.

Buchhaltung: Unterstützung der externen Buchhaltungsprozesse sowie der Monats-, Quartals- und Jahresabschlüsse. Debitorenmanagement: Verantwortung für die ordnungsgemäße Rechnungsstellung und Forderungsüberwachung sowie Steuerung von Mahnprozessen. Fördermittelmanagement: Erstellung und Prüfung von Mittelabrufen und Mittelverwendungsnachweisen. Koordinierung und Support externer und interner Stakeholder: Korrespondenz mit Partner*innen, Behörden und ähnlichen Stellen im Kontext täglicher Verwaltungsprozesse sowie die Unterstützung des gesamten PHINEO Teams bei Rückfragen rund um die Themen Finanzen und Controlling. Kostenrechnung und Controlling: Erstellung von Auswertungen für Geschäftsbereiche, den Vorstand und unsere Gremien. Vertragsmanagement: Erstellung von Verträgen, Nutzung und Pflege des digitalen Tools zur Dokumentation jeglicher Vertragsprozesse, Koordinierung von Unterschriftsprozessen.

Die Stelle verbindet Aufgaben im Projekt- und Prozessmanagement mit klassischen Assistenzaufgaben und bietet Ihnen die Möglichkeit, Verantwortung in einer dynamischen Aufbauphase zu übernehmen. Unterstützung der Geschäftsführung im operativen Tagesgeschäft sowie bei strategischen Themen. Verantwortung für die Organisation und Weiterentwicklung effizienter Büro- und Verwaltungsprozesse (z.B. Bearbeitung des Schriftverkehrs, Ablage & Dokumentenmanagement, Terminmanagement etc.). Erstellung und Abstimmung von Präsentationen, Projekt- und Geschäftsberichten. Mitwirkung bei der Planung und Umsetzung vielfältiger Projekte (z.B. im Zusammenhang mit Therapieoptimierungsstudien, Sicherstellung des Qualitätsmanagements oder Antragsstellung für Fördergelder). Monitoring von Projektfortschritten und Kommunikation mit Projektbeteiligten. Organisation von Veranstaltungen und Meetings. Vor- und Nachbereitung von Gremien- und Arbeitsgruppensitzungen.

As part of an international team of interdisciplinary experts currently working on over 40 externally funded projects, you will be the central point of contact for financial and administrative project support. This ranges from support with costing at the project application stage, project set-up after commissioning, project controlling, ongoing communication with the project team and third-party funding providers to project accounting, keeping cost records, preparing the project for audits and audit support. You will be part of the project team and actively and continuously supervise the projects.

Als Sparringspartner*in der CFO-Funktion verantwortest Du die finanzstrategische Steuerung unseres gesamten Projektportfolios. Du sorgst für Transparenz über Budgets, Forecasts und Risiken, etablierst Standards und Qualitätssicherung und stellst sicher, dass alle Prozesse auditfest und donor-konform sind. Gleichzeitig führst Du ein Team von rund fünf Mitarbeitenden im Finanzbereich und bleibst operativ eng an der Praxis, indem Du ein eigenes Projektportfolio (ca. 40-50% der Tätigkeit) vollständig selbst steuerst. Zu Deinen Aufgaben gehören die Steuerung von Kapazitäten, Aufbau und Weiterentwicklung von Standards, Etablierung von Reviews und Qualitätssicherungsprozessen, zentrale Ansprechperson für Förderregeln und Compliance-Fragen, Zusammenarbeit mit Finance & Controlling sowie End-to-end Verantwortung für ein eigenes Projektportfolio.

Unterstützung bei allen administrativen Aufgaben der Personalverwaltung von Eintritt bis Austritt, On- und Offboarding, Erstellung von Arbeitszeugnissen, Administrative Unterstützung im Bewerbungsmanagement (Ausschreibungen veröffentlichen, Prüfung eingehender Bewerbungen etc.), Betreuung der Mitarbeitenden in personalrelevanten Fragestellungen, Pflege und Verwaltung von Personalakten, Erstellung von Arbeitsverträgen, Vertragsänderungen und personalrelevanten Bescheinigungen und Infoblättern, Pflege und Verwaltung von Personalstammdaten, Betreuung und Systemadministration der Personalsoftware Personio, Kommunikation mit Krankenkassen und Behörden, Bearbeitung von Anträgen zur Bildungszeit und betr. Altersvorsorge, Mitarbeit bei der Konzeption und Umsetzung von Prozessen und Strategien

Du analysierst Organisationen, deren Prozesse und Strukturen und deren Wirkungen, und ordnest diese in ihren Themengebieten ein. Du entwickelst und führst Workshops, Beratungen und Sparrings für NPOs, Förderorganisationen und Philanthrop*innen. Du berätst und begleitest sie bei Fragen der Implementierung von wirkungsorientiertem Arbeiten und entwickelst gemeinsam mit deinem Team neue Ideen zum Thema kollektive Wirkung.

Als Vorstand der Johannes-Beese-Stiftung tragen Sie die Gesamtverantwortung für die strategische und operative Steuerung der Stiftung. Sie verantworten die Budgetplanung und -kontrolle der Stiftung und stellen eine effiziente und wirkungsorientierte Mittelverwendung sicher. Sie planen, steuern und überwachen sämtliche Bauprojekte von der Bedarfsermittlung über die Umsetzung bis hin zur Übergabe in enger Zusammenarbeit mit den lokalen Partnern vor Ort. Sie arbeiten eng mit dem Stifter, dem Beirat, den Projektmanagerinnen sowie einem Netzwerk aus Partnern in den Projektländern zusammen, darunter Bauunternehmen, NGOs, Schulen, Dorfgemeinschaften, lokalen Behörden und Bildungsministerien. Sie stellen sicher, dass die Projekte eine messbare soziale Wirkung entfalten und entwickeln geeignete Monitoring- und Evaluationssysteme.

Du betreust einen eigenen Mitarbeiterkreis mit Vor- und Nachbereitung der Entgeltabrechnung, Pflege der Zeitwirtschaft, Qualitätssicherung der Entgeltabrechnungsergebnisse mit Hilfe des internen Kontrollsystems. Du bearbeitest alle Maßnahmen zu Eintritten, Umgruppierungen, Versetzungen, Beendigungen von Arbeitsverhältnissen inkl. Zeugniserstellung, Altersteilzeitvereinbarungen und sonstigen Personalangelegenheiten unter Beachtung geltender Bestimmungen. Zudem bist du zuständig für die Erstellung von arbeitsvertraglichem Schriftverkehr, Beratung und Unterstützung der Beschäftigten in Personalsachfragen.

Selbstständige und umfassende Bearbeitung der Touren- und Einsatzplanung, Fachliche und personelle Führung der eingesetzten Fahrer, Sicherstellung der Betriebsbereitschaft der technischen Ausrüstung sowie unserer Fahrzeuge, Laufende Überprüfung und Optimierung der Logistikprozesse, Ansprechpartner im Tagesgeschäft für unsere Kunden, Bearbeitung aller kaufmännischen/administrativen Themen im Tagesgeschäft, Telefonische Betreuung und Beratung unserer Neu- und Bestandskunden

Deine Aufgaben umfassen im Kern: Administrative Unterstützung der Kaufmännischen Leiterin, Mitwirken bei der richtlinienkonformen Abrechnung der finanziellen Mittel, kaufmännisches Prüfen und Bewerten der Rechnungslegung, Unterstützen und Durchführen des Budgetcontrollings, insbesondere bei der Überwachung von Sachausgaben, Übernehmen von Finanzdaten des externen Dienstleisters einschl. Kontenabstimmung und Plausibilitätskontrolle, Klären von bilanziellen Sachverhalten, Koordinieren der Erstellung von Monats- und Jahresabschlüssen sowie Zuarbeiten bei Steuerunterlagen, Mitarbeiten und Erarbeiten der Finanzpläne und Kalkulationen im direkten Austausch mit den Fachabteilungen, Unterstützen beim Erstellen von Berichten und bei etwaigen Zuwendungen, Erstellen der Projektdokumentation und Übernahme des förderspezifischen Projektmanagements und der Abrechnung, Erstellen von Statistiken, Auswertungen und Präsentationen, Dokumentenmanagement, strukturierte Ablage und Mitarbeiten beim Weiterentwickeln von Standards für das Finanzmanagement.

Ihre Aufgaben umfassen Finanz- und Budgetmanagement in den von akno e.V. verwalteten Projekten, Fördermittel- und Projektabrechnung in den von akno e.V. verwalteten Projekten, Vertrags- und Vergabemanagement in den von akno e.V. verwalteten Projekten sowie Unterstützung in der Personalsachbearbeitung in den von akno e.V. verwalteten Projekten. Die Stelle erfordert mehrjährige Berufserfahrung im Finanz- und Projektmanagement (idealerweise im NGO- oder Fördermittelkontext) sowie fundierte Kenntnisse im Arbeits-, Zuwendungs- und Vergaberecht.

Als Berater:in in unserem Start-up bist Du die erste Ansprechperson für Anfragen von Non-Profit-Organisationen rund um strategische Finanzierung, Finanzmanagement und Fundraising. Dabei entwickelst Du den gesamten Prozess von der Anfrage bis zur Angebotserstellung und setzt diesen eigenverantwortlich um. Auf Basis der jeweiligen Herausforderungen entwickelst Du passgenaue Beratungsprozesse und -formate und berätst Organisationen zu zentralen Fragen ihrer finanziellen Steuerung und strategischen Weiterentwicklung. Dazu gehören der Aufbau tragfähiger Finanzierungsstrategien in Gründungs- und Wachstumsphasen, Finanzplanung und -steuerung, die Entwicklung von Fundraising- und Drittmittelstrategien sowie Fragen rund um Einnahmenstruktur oder Berichtswesen gegenüber Förderern und Geldgebern. Du konzipierst und moderierst Vorträge, Workshops, Strategie-Sessions und Coachings (online oder in Präsenz) und vermittelst praxisnahes Wissen rund um Finanzierung im Non-Profit-Bereich sowohl in Beratungsprojekten als auch in unseren Fortbildungsformaten. Darüber hinaus bringst Du deine Finanzexpertise in unser Team ein und wirkst an der Weiterentwicklung unserer Beratungs- und Fortbildungsangebote im Themenfeld Finanzierung mit.

Initiierung, Begleitung und Unterstützung der Umsetzung einzelner Maßnahmen des Klimaanpassungskonzeptes der Stadt Neukirchen-Vluyn sowie Koordination aller relevanten Aufgaben innerhalb der Verwaltung, mit verwaltungsexternen Akteur*innen sowie externen Dienstleistenden. Initiierung, Moderation und Pflege von Netzwerken und Arbeitskreisen für die übergreifende Zusammenarbeit und Vernetzung für die Klimafolgenanpassung unter Einbindung relevanter interner und externer Akteure. Initiierung, Planung sowie Begleitung und Durchführung von Öffentlichkeitsarbeit, Informationsveranstaltungen und Sensibilisierung für das Thema der Klimafolgenanpassung für verschiedene Zielgruppen in unterschiedlichen Formaten. Unterstützung und Begleitung der relevanten Fachämter bei der Akquise von Fördermitteln zur Umsetzung von Klimaanpassungsmaßnahmen. Koordination und Durchführung des Monitorings und Controllings zur Umsetzung von Klimaanpassungsmaßnahmen.

Als Fachexpertin bzw. -experte bist du zentrale Ansprechperson für Fragen zum CO2-Accounting der apoBank. Du erhebst finanzierte Emissionen gemäß PCAF-Standard und GHG-Protokoll und führst selbstständig Analysen durch. Du entwickelst die Methoden des CO2-Accountings auf Basis aufsichtsrechtlicher Anforderungen weiter und treibst die Implementierung und Weiterentwicklung zugehöriger IT-Prozesse voran. Du bereitest Emissions-Daten adressatengerecht auf und wirkst bei der Nachhaltigkeitsberichterstattung (CRR/CSRD) mit. Du verantwortest die vollständige Berücksichtigung des CO2-Accounting im Risikomanagement-Kreislauf.