Administration Jobs in Rheine

Sie übernehmen die operative Geschäftsführung des Hauses und sorgen dafür, dass die unterschiedlichen Aktivitäten, Interessen und organisatorischen Anforderungen gut zusammenwirken. Dabei arbeiten Sie eng mit dem Vorstand, den im Haus aktiven bürgerschaftlich Engagierten sowie Kooperationspartner:innen zusammen.

Verantwortung für die Abrechnung der Immobilien-Nebenkosten, Vorbereitung von Buchhaltung und Jahresabschlüssen sowie Begleitung von Wirtschaftsprüfungen, Unterstützung bei der Verwaltung der Stiftungsimmobilien, einschließlich der Vertretung der Immobilienverwaltung und – je nach Bedarf – der eigenständigen Betreuung einzelner Liegenschaften, Mitwirkung bei der Vergabe von Fördermitteln.

Gemeinsam mit der bestehenden Teamleitung entwickeln Sie Strukturen, Prozesse und Ihr Team kontinuierlich weiter. Sie übernehmen fachliche und disziplinarische Führungsaufgaben in der Finanzbuchhaltung. Sie verantworten die Arbeitsorganisation, Ressourcenplanung, Qualitätssicherung sowie die fachliche Freigabe von Geschäftsvorgängen.

Technische Dokumentation, digitale Ablage der projektbezogenen Dokumentation und Berichtswesen. Auswerten technischer Daten des Gebäudebetriebs und deren Aufbereitung zur Vorbereitung von Entscheidungen der zuständigen Stellen. Kommunikation zu internen und externen Stellen. Unterstützung bei der Angebotserstellung für Beratungsleistungen in technischen Gewerken.

Aufbereiten von Management-Reportings, Statistiken und Kennzahlen in Verbindung mit Pflegen relevanter Daten und Sicherstellen einer verlässlichen Dokumentation und Auswertung. Unterstützen des Health, Safety & Environment Teams (HSE) im operativen Tagesgeschäft sowie eigenständiges Übernehmen organisatorischer und administrativer Aufgaben.

Unterstützung der Geschäftsleitung bei allen anfallenden Aufgaben im operativen und strategischen Tagesgeschäft. Vorbereitung von Entscheidungen durch strukturierte Informationsbeschaffung und -auswertung. Planung, Steuerung, Bearbeitung, Umsetzung und Nachverfolgung von Projekten in eigenständiger Verantwortung und im Team. Analyse und Optimierung bestehender Prozesse. Inhaltliche Vor- und Nachbereitung von Besprechungen und Terminen. Erstellung von Entscheidungsgrundlagen, Berichten, Präsentationen und Statistiken für die Geschäftsleitung.