Finanzen

In dieser Funktion übernehmen Sie die Bearbeitung aller Aufgaben, die im Rahmen von Erbschaften, bei denen das Kindermissionswerk 'Die Sternsinger' e.V. Begünstigter ist, anfallen. Dies beinhaltet die Anforderung des Testaments, die Abwicklung des Nachlasses sowie die Organisation, Durchführung und Abwicklung der Nachlassgegenstände. Zudem organisieren und beauftragen Sie die Grabpflege. Im Weiteren übernehmen Sie die Verwaltung unserer Versicherungen (u.a. Gebäude- und weitere Sachversicherungen, Vermögenspflicht, Gruppenunfall) sowie die Abwicklung von Schadensfällen.

In enger Zusammenarbeit mit unserem Personalsachbearbeiter verantwortest Du die monatliche Lohn- und Gehaltsabrechnung mit DATEV-Lodas. Unterstützung bei der Erstellung und Prüfung von Gehaltsabrechnungen, Anpassung von Gehaltsbestandteilen und Verwaltung von Sonderzahlungen. Erstellung von Arbeitsverträgen / Änderungsvereinbarungen und Pflege der Stammdaten in HR-Works und DATEV, einschließlich Koordination von Einstellungsformalitäten und Umsetzung von Vertragsänderungen. Verwaltung von Auszeiten (Mutterschutz, Elternzeit, Sabbaticals) sowie die entsprechende Stammdatenpflege und das Meldewesen.

Sie übernehmen zusammen mit Ihren Kolleg*innen Verantwortung für die unabhängige und nachhaltige Finanzierung unserer Arbeit. Ihr Schwerpunkt liegt dabei auf der Gewinnung und Bindung von (neuen) Fördermitgliedern und Spender*innen. Im Einzelnen bedeutet das: Entwicklung und Umsetzung einer Fundraisingstrategie, Projektmanagement bei laufenden Fundraisingprojekten, Aufbau von datenbasierten Evaluationsmethoden und fortlaufendes Controlling der Fundraisingmaßnahmen, Systematische Betreuung zur Bindung von Bestandsspender*innen und Erstspender*innen mit Hilfe zielgruppengerechter Informationen, Spendenmöglichkeiten, Bedankungsmaßnahmen, persönliche Gespräche etc.

Zu Ihren Hauptaufgaben gehören: Budgetplanung und Abklärung von Antragsformalia für Neuprojekte, regelmäßige Ausgaben-Einnahmen-Kontrolle und laufende Projektfinanzplanung in Zusammenarbeit mit den Projektverantwortlichen der jeweiligen Projekte, Erstellen von Mittelabrufen und Rechnungen an Projektmittelgeber:innen, Abschließen von Projekten zum Jahres- und Projektende inkl. Erstellen von finanziellen Zwischen- und Abschlussberichten sowie Reportings, laufende Dokumentation projektrelevanter Unterlagen, Beratung und Unterstützung von Kolleg:innen bei Germanwatch und nationalen wie internationalen Partner-Organisationen sowie Kooperation mit Unterauftragnehmer:innen in administrativen Fragestellungen.

Unterstützen des Geschäftsführenden Vorstands und des Präsidiums in der Kommunikation mit dem Team und allen organisatorischen und administrativen, sowie einigen technischen Belangen. Interne und externe Terminkoordination. Organisation von Sitzungen und Treffen und Erstellen von Protokollen. Office- und Reisemanagement. Unterstützen bei der Kommunikation mit Externen, Sicherstellung des internen Kommunikationsflusses. Nachhalten von Verabredungen und Projektmanagement für interne Vorgänge. Informationsrecherche.

Enge und vertrauensvolle Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung und Büroleitung in einer kommunikativen Schnittstellenfunktion. Eigenverantwortliches E-Mail-, Termin- und Dokumentenmanagement für Geschäftsführer Martin Hilbrecht sowie Organisation und Abrechnung seiner Geschäftsreisen. Recherche und inhaltliche Unterstützung bei der Vorbereitung und Umsetzung von Projekten und Klausurtagungen. Verantwortung für Rechnungsprüfung und Freigabeprozesse. Mitgestaltung der Büroräumlichkeiten zur Förderung eines angenehmen Arbeitsumfelds. Organisatorisch-administrative Unterstützung bei Gesellschafterversammlungen inkl. der Koordination, Vor- und Nachbereitung sowie Protokollführung.

Entwicklung und Umsetzung von Strategien sowie operative Planung des Arbeitsbereichs zur Erreichung unserer Ziele. Recherche und Analyse des Einflusses der Tech-Konzerne auf Politik und Gesellschaft. Erstellung von Texten für die Webseite, Social Media, Studien, Pressemitteilungen sowie weitere Materialien. Planung und Durchführung öffentlichkeitswirksamer Aktionen und Kampagnen (online und offline). Vertretung des Arbeitsbereichs und der Anliegen von LobbyControl als Expert*in für Lobbyismus gegenüber Medien, Politik, einer breiten Öffentlichkeit und Bündnispartner*innen. Mitarbeit an der Weiterentwicklung des Vereins und die gelegentliche Übernahme von Aufgaben aus anderen Bereichen.

Sie arbeiten in unserer Geschäftsstelle und unterstützen das Team auf vielfältige Art und Weise. Am Telefon sind Sie erste:r Ansprechpartner:in für Spender:innen und Interessierte und koordinieren und beantworten Anfragen per E-Mail. Sie koordinieren den Posteingang. Je nach Fähigkeiten und Engagement können weitere Aufgaben und eigenverantwortliche Tätigkeitsfelder nach einer Einarbeitungszeit hinzukommen. Wir sind ein motiviertes Team, das sich gegenseitig unter die Arme greift. In regelmäßigen Videomeetings und bei Teamtagen fördern wir den Austausch aller Mitarbeiter:innen des Vereins.

Du bist für Finanzmanagement und -verwaltung unserer internationalen Kooperationsprojekte im Zivilen Friedensdienst (ZFD) zuständig. Deine Hauptaufgaben: Begleitung und Betreuung von Fachkräften und Partnerorganisationen in verschiedenen Projektländern bezüglich finanzbezogener Fragestellungen in englischer Sprache, Budgetplanung und -überwachung, Freigabe und Anweisung von Budget Requests der Partnerorganisationen aus dem Ausland, Management der Projektkonten in Deutschland, Prüfung von Financial Reports und Belegen aus dem Ausland, finanzadministrative Abwicklung mit Partnerorganisationen und entsandten Fachkräften im Ausland inklusive der Abrechnung gegenüber dem öffentlichen Zuschussgeber, Klärung von offenen Fragen sowie Entwicklung von zuwendungsrechtlich konformen und projektspezifischen Lösungen mit den Teams vor Ort.

Sie unterstützen unser Einsatzteam auf vielfältige Weise. Sie halten sich und das Team über politische Diskussionen, Geschehnisse und neue wissenschaftliche Erkenntnisse auf dem Laufenden. Sie betreuen die interne Kommunikations- und Einsatzdatenbank, unterstützen bei der Einsatz- und Reiseplanung, bei Übersetzungen, beim Korrekturlesen von Berichten sowie bei der Gestaltung von Grafiken und einfachen Layouts. Sie nehmen an Veranstaltungen teil, halten Vorträge insbesondere über die Arbeit von Animals' Angels und begleiten unsere Teams gelegentlich bei Einsätzen vor Ort.

Du trägst die unternehmerische End-To-End-Verantwortung für die Konzeption, Umsetzung und Steuerung unseres Krautreporter-Marketing-Funnels. Deine Aufgaben umfassen insbesondere: Funnel Redesign: Umbau unseres Marketing-Funnels auf eine Lead-First-Strategie mit starkem ROI. Konzeption und Umsetzung der Kampagnenstrategien mit Fokus auf Teststrategien und profitables Skalieren entlang zielgruppenspezifischer Customer Journeys. Kampagnenbetreuung auf all unseren Kanälen (Social, E-Mail, Website). Du verantwortest mit deinem Co-Vorstand und dem Team die strategischen Ziele und das wirtschaftliche Ergebnis von Krautreporter.

In der vielseitigen Buchhaltung wirst Du zum Spezialisten. Wir arbeiten mit SKR04 / Sage 100 und beim Zahlungsverkehr mit S-firm. Beim Führen und Abstimmen der Kreditoren-, Debitoren-, Anlagenbuchhaltung sowie Bank und Kasse wird es nie langweilig. Mit den vorbereitende Quartals- und Jahresabschlussarbeiten zeigst Du im Ergebnis Dein ganzes Können.

Sie übernehmen verantwortungsvoll allgemeine Verwaltungsaufgaben, wie die Prüfung von Stundenzetteln, die Bearbeitung von Rechnungen sowie die Vorbereitung der Lohn- und Gehaltsabrechnungen. Dabei arbeiten Sie eng mit unserer Finanzbuchhaltung zusammen. Sie fertigen relevante Dokumente für unsere Personalverwaltung an und unterstützen bei der Erstellung von Arbeitsverträgen und Vertragsanpassungen. Sie koordinieren unsere Schulbegleiter und Schulbegleiterinnen und organisieren Vertretungen bei Ausfällen. Sie übernehmen Einkäufe und Bestellungen, führen unsere Bürokasse und buchen Einnahmen und Ausgaben für einen reibungslosen Monatsabschluss.

Allgemeine Assistenztätigkeiten, Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache, Verwaltung von Bildungsprogrammen, Terminplanung und -koordination, Zusammenarbeit mit Kooperationspartnern und unseren Regionalbüros in Asien und Afrika, Budgetüberwachung, Planung, Organisation und Mitwirkung bei nationalen und internationalen Tagungen und Veranstaltungen, Betreuung nationaler und internationaler Gäste, Vor- und Nachbereitung von Sitzungen inkl. Protokollführung und Berichterstattung (deutsch/englisch).

Allgemeine Assistenztätigkeiten, Bearbeitung DZI-Anträge, Terminkoordination, Kommunikation und Korrespondenz mit Banken, Behörden und Mitgliedern, Koordinierende Aufgaben mit Wirtschaftsprüfern und Steuerberatern, Koordinierung von Dienstreisen, Sitzungsmanagement, Zusammenarbeit mit der Assistenz des Generalsekretärs. Bei der VEM zu arbeiten bedeutet, sich mit Engagement, Kompetenz, Effizienz und Überzeugung für eine sinnstiftende Aufgabe einzusetzen. In einer zerrissenen Welt wachsen wir zu einer betenden, lernenden und dienenden Gemeinschaft von Kirchen zusammen.