Finanzen

Allgemeine Assistenztätigkeiten für den Generalsekretär, Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache, Kommunikation mit den Mitgliedern der VEM, Selbstständiges Verfassen von Grußworten, Vorworten, Ansprachen etc., Terminplanung und -koordination, Organisation und Abrechnung von Dienstreisen, inkl. Flugbuchungen, Budgetüberwachung, Planung, Organisation und Mitwirkung bei nationalen und internationalen Tagungen und Veranstaltungen, Betreuung nationaler und internationaler Gäste, Vor- und Nachbereitung von Sitzungen inkl. Protokollführung (deutsch/englisch).

Enge Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung in strategischen und operativen Finanzfragen. Analyse und Nachverfolgung von Projektkosten sowie Unterstützung bei der finanziellen Projektsteuerung. Prüfung, Aufbereitung und Kommentierung von Finanz- und Jahresberichten der regionalen Einheiten. Mitarbeit an der Entwicklung und Pflege von Businessplänen und Finanzmodellen. Weiterentwicklung interner Controlling-, Budget- und Reportingstrukturen. Erstellung von Entscheidungsvorlagen, Präsentationen und Analysen. Perspektivisch: Aufbau eines systematischen Fördermittelmanagements und zuwendungsbezogenen Reportings.

Verantwortung für den internen- und externen Geschäftsbetrieb, Budgetvorlage und Monitoring in Hamburg und Honduras, Kontrolle der Zuwendungseingänge und Zuordnung zur Buchhaltung, Kontaktpflege und Betreuung von Unterstützer*innen, Patenschaften, Fundraising Aktivitäten u.a. die Akquisition neuer Patenschaften, Spendenkampagnen Vorbereiten und beantragen von Förderanträgen, Öffentlichkeitsarbeit (Webseite, Newsletter und Soziale Medien), Organisation u. Beratung der Vorstands- und Beiratsarbeit, Koordination der Freiwilligenarbeit von Acción Humana.

Die regelmäßigen Aufgaben umfassen insbesondere: Professionelle Verwaltung und Betreuung der Mitglieder- und Spender*innendatenbank: Bearbeitung von Anträgen (z.B. Neuaufnahmen, Kündigungen, Änderungen) und Stammdatenpflege. Kommunikation mit Mitgliedern und Spender*innen per E-Mail, Telefon und Post. Überwachung der Beitragszahlungen, Kontrolle und Erfassung aller Spendenbelege. Buchung der Mitgliedsbeiträge und regelmäßige Abstimmung mit der Finanzbuchhaltung. Mitwirkung bei der Analyse und Optimierung der Prozesse. Mithilfe beim Jahresabschluss im Rahmen der Mitgliederverwaltung.

Leitung und Verwaltung der Regionalgeschäftsstelle. Umzug bzw. Einrichtung der Geschäftsstelle. Bearbeitung von Projekten und Verfahren in Abstimmung mit dem Vorstand des BUND Regionalverbands. Ehrenamtsbetreuung und Organisation von Treffen auf regionaler Ebene. Presse- und Öffentlichkeitsarbeit. Vertretung des BUND-Regionalverbands in Gremien (intern/extern) sowie bei Veranstaltungen in der Region. Das Arbeitsgebiet erstreckt sich über Heidelberg, Mannheim, den Rhein-Neckar- und Neckar-Odenwald-Kreis.

Du entwickelst unsere Leadership- und Förderprogramme weiter und bringst sie auf das nächste Level. Du konzipierst neue Formate, denkst bestehende weiter und begleitest unsere Changemaker auf ihrem Weg. Du prägst die Kinnings Academy und Step Change konzeptionell. Du entwickelst wirkungsorientierte Curricula und Trainingsformate, die Teilnehmende wirklich bewegen – analog und digital. Du steuerst externe Coaches und Trainer*innen, die unsere Programme bereichern – und wählst sie mit klarem Blick für Haltung, Qualität und Wirkung aus. Du begleitest die Teilnehmenden in ihren Entwicklungsprozessen – mit einem Mix aus methodischer Klarheit, Empathie und Erfahrung.

Als Mitglied des Grant Management Teams sind Sie verantwortlich für das Vertrags- und Projektmanagement von Oxfam-Projekten in den Bereichen humanitäre Hilfe, Übergangshilfe und Entwicklungszusammenarbeit. Unsere Projekte werden von verschiedenen institutionellen Gebern und Partnern finanziert, insbesondere vom Auswärtigen Amt, BMZ, GIZ und KfW. Die Rolle umfasst eine regelmäßige Kommunikation mit Kollegen in verschiedenen Länderbüros sowie Reisen und möglicherweise längere Aufenthalte in den Projektländern für Projektüberwachung und Schulungen.

Sie übernehmen die Co-Leitung und Koordination des neu aufgestellten Teams Finanzadministration. Dabei verantworten Sie die zentrale Koordination der Bewirtschaftung von Projektmitteln, mit dem Ziel einer optimalen Mittelverausgabung. Sie verbessern stetig die Koordination, das Monitoring und Controlling der Abläufe des Teams. Als Expert*in zu Fragen der Finanzplanung und -steuerung leiten Sie die Weiterentwicklung der digitalen Instrumente der Finanzadministration. Sie gestalten die Umsetzung neuer Geschäftsfelder durch die Erstellung und Beratung zu Businessplänen und Wirtschaftlichkeit neuer Vorhaben.

Schwerpunkt Ihrer Tätigkeit sind die Finanzsachbearbeitung unter Anwendung der geltenden gesetzlichen und kirchlichen Vorschriften sowie der Vorgaben unserer Geschäftsleitung. Dies umfasst die Übertragung von Bankdaten ebenso wie das Einlesen der Daten in die Buchhaltung und das Kontieren (Kreditoren und Debitoren). Sie steuern den jeweiligen Freigabeprozess von Kreditorenrechnungen und weisen diese an. Nach Vorgabe unseres Fachbereiches Ausland nehmen Sie die Auszahlungen unserer Projekte vor. Ebenfalls erstellen Sie die Umsatzsteuervoranmeldung. In die Erstellung von Jahresabschlüssen sowie die Prüfung durch die Wirtschaftsprüfer sind Sie durch die Übernahme vorbereitender Arbeiten eingebunden.

Wahrnehmung sämtlicher Aufgaben, die sich aus der Geschäftsführung eines Verbandes ergeben, Schriftverkehr, Vorbereitung und Herbeiführung von Entscheidungen und Beschlüssen, Vorbereitung und Begleitung der Gremiensitzungen, Öffentlichkeitsarbeit, darunter Konzeption und Organisation von Veranstaltungen, Redaktion des LNV-Infobriefs, Steuerung und Umsetzung einer soliden Haushalts-, Finanz- und Personalplanung, Koordination Drittmittelbeschaffung und -Projekte, Leitung der LNV-Geschäftsstelle mit allen damit verbundenen Aufgaben, Organisationsentwicklung in enger Zusammenarbeit mit dem LNV-Vorsitzenden.

Du übernimmst die Gesamtverantwortung für unser Finanzmanagement und stellst sicher, dass unsere finanziellen Ressourcen optimal geplant und eingesetzt werden können. Deine Aufgaben umfassen insbesondere: Planung und Überwachung von allen Einnahmen- und Ausgabenströmen, Identifizierung von finanziellen Prioritäten und möglichen Finanzierungsbedarfen. Verantwortung für das gesamte Rechnungswesen, Sicherstellung einer effizienten Koordinierung der administrativen Tätigkeiten und Abläufe von der Rechnungsstellung über die Buchführung bis zur Zusammenarbeit mit unseren externen Steuerberaterinnen. Mitarbeit an Förderanträgen, Umwidmungs- und Änderungsanträgen und Berichten an Fördermittelgeber.

Du entwickelst ein standortübergreifendes Controllingsystem weiter, das eine transparente Analyse und Steuerung zentraler Geschäftsprozesse ermöglicht. Dabei führst Du betriebswirtschaftliche Auswertungen wie Kosten-, Deckungsbeitrags- und Profitabilitätsanalysen durch und unterstützt so fundierte strategische Entscheidungen. Mit einem geschulten Blick für Zahlen analysierst Du Produktionskennzahlen, identifizierst Abweichungen und leitest Optimierungspotenziale ab - insbesondere im Hinblick auf Materialverbrauch und Ressourceneffizienz.

Entwicklung und Umsetzung von Fundraising-Strategien zur nachhaltigen Mittelbeschaffung, Betreuung und Weiterentwicklung bestehender Beziehungen zu privaten Großspender*innen und Kleinspender*innen sowie Unternehmen mit dem Ziel der Spenderbindung und Einnahmensteigerung, Analyse und Bewertung von Fundraising-Maßnahmen zur stetigen Optimierung, Identifikation, Ansprache und Gewinnung neuer Unterstützer*innen und Förderer, Unterstützung bei der Entwicklung von Materialien und Leitfäden für die Spender*innenkommunikation für ehrenamtlich Aktiven in der Zusammenarbeit mit dem Bereich „Weiterbildung".