Finanzen

Du übernimmst die Buchhaltung des Vereins und arbeitest dabei mit unserem Steuerbüro zusammen. Dabei überwachst du auch alle Zahlungsein- und ausgänge und sorgst für eine korrekte Rechnungsstellung und Belegablage. In engem Austausch mit unserem Team, übernimmst du das Controlling und die Finanzplanung in Projekten. Du erstellst Geschäftsberichte und Auswertungen für unsere Geschäftsführung sowie Reports für unsere Geldgeber. Gemeinsam mit unserer Head of Operations stellst du unsere Buchhaltung, unser Controlling und unsere Liquiditätsplanung neu auf, um die Prozesse für eine neue Wachstumsphase des Vereins vorzubereiten.

Durchführung der laufenden Buchhaltung, inklusive Kontierung und Buchung von Geschäftsvorfällen nach Kostenstellen in DATEV für unseren Verein und den NaturFreunde Verlag GmbH. Überwachung von Zahlungsfristen und Finanzübersichten. Debitorenmanagement mit entsprechendem Mahnwesen. Bearbeitung von Umsatzsteuervoranmeldungen und anderen steuerlichen Meldungen. Zusammenarbeit mit internen Abteilungen. Zuarbeit bei der Erstellung von Jahresabschlüssen durch unseren Steuerberater. Zuarbeit bei der Erstellung von Haushaltsplänen. Kassenführung. Beratung und Begleitung von Vorstand, Geschäftsführung und Revision.

Du fungierst als Ansprechpartner*in für unsere Förderpartner*innen und deine Kolleg*innen in den Projektteams und sorgst so für eine reibungslose Zusammenarbeit und Transparenz zu allen Themen rund um die Abrechnung von Förderprojekten inkl.: Prüfung von Belegen und Erstellung von Verwendungsnachweisen und Mittelabrufen unter Anwendung und Einhaltung der Richtlinien der Zuwendungsgeber*innen, Budgetcontrolling und Unterstützung bei Änderungsanträgen, Beratung lokaler Weiterleitungspartner zu finanziellen Anforderungen in der Projektabwicklung, Erstellung von Beleglisten, Prüfung von Zwischennachweisen.

Der/Die Stelleninhaber*in ist in Abstimmung mit der Bereichsleitung verantwortlich für den Bereich internationale Projektfinanzen. Dabei übernehmen Sie insbesondere folgende Aufgaben: Sie erstellen Projektbudgets in Zusammenarbeit mit dem zuständigen Länderreferenten und den Projektteams vor Ort. Sie kontrollieren die ordnungsgemäße und zeitgerechte Verwendung der Projektmittel unter Berücksichtigung der jeweiligen Planvorgaben (Mittelabrufe, Liquiditätsplanung, Budgetkontrolle etc.). Sie stellen die korrekte finanzielle Abwicklung der Projekte nach Vorgaben und Richtlinien von Ärzte der Welt und unterschiedlichen Gebern sicher.

Für die nächste Wachstumsphase der Stiftung suchen wir eine*n erfahrene*n Finance & Operations Manager*in mit hoher Eigenverantwortung, einem hands-on-Mindset und Lust auf ein unternehmerisches und dynamisches Arbeitsumfeld. Deine Aufgaben umfassen sämtliche kaufmännische Belange der Stiftung und der beteiligten Tochtergesellschaften, das Erstellen von Quartalsabschlüssen, die Koordination des Jahresabschlusses, sowie das Berichteerstellen für Stakeholder. Du baust Controlling- und Reporting-Strukturen auf und entwickelst diese weiter. Du überwachst Liquiditätsflüsse, unterstützt beim Vertragsmanagement, prüfst Prozesse auf Effizienz und unterstützt den Förderbereich bei der Analyse von Wachstumsvorhaben.

Ihre Aufgaben: Sie kümmern sich um eingehende und ausgehende Telefonate, Büroorganisation, allgemeine Planung, Erstellung von Protokollen, Überwachung von Terminen und Fristen, Projektarbeit, Rechnungsprüfung, behördliche Antragstellungen und Bearbeitung, Kommunikation und Schriftverkehr mit verschiedenen Dienstleistern und Kunden. Sie besitzen eine gute IT-Affinität, um sich in neue Programme und Systeme einzuarbeiten und Kollegen:innen zu unterstützen. Sie verfügen über gute Word- und Excel-Kenntnisse und betreuen und verwalten unsere Zeiterfassungssoftware sowie bringen Erfahrungen mit CRM-Systemen (Cobra) mit.

Eigenständige und zuverlässige Büroorganisation sowie Unterstützung der FutureLab Leitung in allen organisatorischen und administrativen Angelegenheiten, administrative Begleitung von Drittmittelprojekten, Vertretung des Labs in institutsweiten administrativen Treffen, Unterstützung der CLARS und DKT Projektleitung bei Finanz- und Ressourcenplanung sowie bei der Überwachung der Budgetvorgaben für das Projekt, Monitoring der CLARS und DKT Projektziele (Termin-, Leistungs- und Kostenziele), Unterstützung bei der Anfertigung von Zwischen- und Endberichten im CLARS und DKT Projekt.

Leitung des zentralen Partnermanagement Teams mit drei Mitarbeitenden, Verantwortung der Entwicklung und Umsetzung von Konzepten und Strategien zur nachhaltigen Gewinnung von Förderpartner*innen, Identifikation von potenziellen Förderpartner*innen und Sponsor*innen aus dem Stiftungssektor und der Wirtschaft, eigenverantwortliche Anbahnung und Umsetzung von Kooperationen, aktive strategische Steuerung der Prozesse mit aktuellen und zukünftigen Förderpartner*innen, Weiterentwicklung der Fundraisingstrategie von PHINEO, Sicherung der jährlichen Projektfinanzierung gemeinsam mit dem Vorstand und den weiteren Leitungen von PHINEO.

Du sorgst für ein zuverlässiges Tracking und Reporting der verschiedenen Kanäle. Du betreibst eine kontinuierliche Analyse, Auswertung und Optimierung von Kampagnendaten zur Verbesserung der Performance. Du verantwortest Search ganzheitlich, d. h. du betreust sowohl Paid Search als auch SEO.

Schwerpunkt Ihrer Tätigkeit ist die Koordination der Zusammenarbeit zwischen dem Haus und der Katholischen Zentralstelle für globale Entwicklung e.V. (KZE) sowie anderen öffentlichen Gebern in enger Abstimmung mit der Bereichsleitung. Sie übernehmen die fachliche sowie inhaltliche Beratung und Unterstützung der Antragstellenden hinsichtlich der spezifischen Anforderungen an öffentlich geförderte Projekte, insbesondere bei der Vorbereitung der entscheidungsreifen Ausarbeitung von KZE-Projektanträgen. Des Weiteren werden die eingereichten Kostenpläne und wirkungsorientierten Logframes entsprechend den Vorgaben öffentlicher Geber von Ihnen zuverlässig geprüft. Das Projektmonitoring, die Berichtsprüfung - insbesondere die Finanzkontrolle (Abgleich von Audits, Finanzberichten und bewilligten Kostenplänen, Belegprüfungen, Änderungsmanagement etc.) - und das Wirkungsmonitoring gem. den Vorgaben öffentlicher Geber zählen ebenso zu Ihren Aufgaben. Sie stehen in regelmäßigem Austausch sowohl mit den öffentlich geförderten Projektpartnern als auch den Gebern.

Wir sind auf der Suche nach einer begeisterungsfähigen, strukturierten und teamfähigen Persönlichkeit, die Lust hat, unser Fördermittel-Fundraising der Finanzwende Recherche gGmbH zu koordinieren und weiterzuentwickeln, d.h. die Gewinnung neuer Fördermittelgeber*innen voranzubringen und unsere jetzigen Fördermittelgeber*innen gut zu betreuen (inkl. Berichtswesen). Aufgaben: Recherche, Einwerbung und Beantragung von Fördergeldern und Stiftungsmitteln im Bereich Wirtschaft/Finanzen/Philanthropie; administrative Abwicklung von bewilligten Fördergeldern; enge Zusammenarbeit mit den Projektleitungen zur Erarbeitung von Antrags- und Abrechnungsunterlagen; Pflege und Ausbau der Kontakte zu neuen Fördermittelgeber*innen und Stiftungen.

Neugewinnung und Betreuung: Eigenverantwortliche Beratung, Gewinnung und Pflege von Unternehmen, Stiftungen, vermögender Privatpersonen sowie Family Offices als Großspender. Geschäftsmodell-Entwicklung: Erkennen von Anknüpfungspunkten aus geschäftlichen Aktivitäten und/oder Nachhaltigkeitsstrategien von Unternehmenspartnern zu den Projekten der Stiftung in Äthiopien. Partnermanagement: Aufbau und Pflege vertrauensvoller, langfristiger Beziehungen mit Unternehmenspartnern und Großspendern. Marktbearbeitung: Aktive Weiterentwicklung bestehender Partnerschaften, um deren Engagement für unsere Projektarbeit in Äthiopien kontinuierlich zu verbessern. Reisetätigkeit: Bereitschaft zu regelmäßigen Reisen, um persönliche Kontakte zu pflegen und neue Großspender zu gewinnen.

Du entwickelst Datenstrukturen im ESG-Kontext weiter, wertest Daten aus und leitest Handlungsempfehlungen ab. Du setzt regulatorische Vorgaben in puncto Nachhaltigkeitsberichterstattung um (insb. CSRD; EU Taxonomie). Du koordinierst die Nachhaltigkeitsberichterstattung über beteiligte Bereiche hinweg.

Als kaufmännischer Betriebsführer (m⁠/⁠w⁠/⁠d) übernimmst Du eine zentrale Rolle im Management von Windparks, Solaranlagen und weiteren Segmenten. Du überwachst die Einnahmen und Ausgaben von Betreibergesellschaften der erneuerbaren Energien sowie die Liquiditäts- und Budgetplanung.

Die Stabsstelle Fördermittel-, Vergabe- und Zuwendungsmanagement verantwortet in Abstimmung mit dem Vorstand gemäß der Verbandsentwicklungsstrategie die laufende Recherche von fachbereichs- und projektbezogenen sowie übergreifenden Fördermitteln, Vergabemitteln und Zuschüssen aus Mitteln der Europäischen Union, des Bundes, des Landes, der Kommune und anderer Einrichtungen und Organisationen sowie Stiftungen. Dabei werden die geplanten Investitions- und Engagementvorhaben der AWO Mannheim kontinuierlich auf Fördermöglichkeiten analysiert, Förder- und Zuschussanträge in Abstimmung mit dem Vorstand und in Zusammenarbeit mit den Fachbereichs- und Geschäftsbereichsleitungen gestellt und bearbeitet sowie die reibungslose Abwicklung der Förder- und Zuschussgewährung sichergestellt.