Office Management Jobs

24. April 2026

(Senior) Mitarbeiter*in Finanzen & Controlling (m/w/d)

PHINEO gAG
| Berlin, Deutschland

Buchhaltung: Unterstützung der externen Buchhaltungsprozesse sowie der Monats-, Quartals- und Jahresabschlüsse. Debitorenmanagement: Verantwortung für die ordnungsgemäße Rechnungsstellung und Forderungsüberwachung sowie Steuerung von Mahnprozessen. Fördermittelmanagement: Erstellung und Prüfung von Mittelabrufen und Mittelverwendungsnachweisen. Koordinierung und Support externer und interner Stakeholder: Korrespondenz mit Partner*innen, Behörden und ähnlichen Stellen im Kontext täglicher Verwaltungsprozesse sowie die Unterstützung des gesamten PHINEO Teams bei Rückfragen rund um die Themen Finanzen und Controlling. Kostenrechnung und Controlling: Erstellung von Auswertungen für Geschäftsbereiche, den Vorstand und unsere Gremien. Vertragsmanagement: Erstellung von Verträgen, Nutzung und Pflege des digitalen Tools zur Dokumentation jeglicher Vertragsprozesse, Koordinierung von Unterschriftsprozessen.

24. April 2026

Office- und Eventmanager*in (m/w/d)

Gesellschaft für Freiheitsrechte e.V.
| Berlin, Deutschland

Sie übernehmen in Abstimmung und gemeinsam mit den Kolleg*innen im Verwaltungs-Team Verantwortung für die Gewährleistung reibungsloser administrativer Abläufe unserer Arbeit, insbesondere im Bereich Office- und Eventmanagement. Im Einzelnen bedeutet das: Sie koordinieren die Prozesse mit unseren Dienstleister*innen und dem Team rund um das Büro in der Boyenstraße 41 und setzen Projekte im und um Büro mit den Dienstleister*innen und dem Team um, Sie sind die*der erste Ansprechpartner*in für telefonische und schriftliche Anfragen und Anliegen an die GFF und betreuen diese individuell und wertschätzend, Sie sind verantwortlich für die administrative Planung und Durchführung von internen und externen Veranstaltungen und Konferenzen und sind verantwortlich für Evaluation und Qualitätsmanagement.

22. April 2026

Studentische*n Mitarbeiter*in im Anfragenmanagement

Campact e.V.
| Remote

Im Anfragenmanagement beantworten wir Anfragen von Campact-Unterstützer*innen. Wir unterhalten eine lebendige Beziehung mit ihnen und nehmen ihre Rückmeldungen ernst. Als studentische*r Mitarbeiter*in kommunizierst Du direkt mit unseren Unterstützer*innen per E-Mail. Beantwortung von inhaltlichen Rückfragen zu den Campact-Kampagnen mit einem E-Mail-Ticketingsystem. Bearbeitung von Newsletter-Abmeldungen sowie Anfragen zu technischen Problemen und Datenschutzanfragen. Sortierung und Weiterleitung von Anfragen, die andere Campact-Teams betreffen. Bearbeitung der Anliegen von Spender*innen und Förder*innen. Effiziente Gestaltung der Anfragenbeantwortung sowie Einbringen von Optimierungsvorschlägen. Unterstützung bei der Auswertung von eingegangenen Anfragen und Aufbereitung für einen wöchentlichen Bericht. Aktualisierung der Antworten auf die häufig gestellten Fragen (FAQ) in Zusammenarbeit mit Kolleg*innen. Pflege und fortlaufende Aktualisierung einer SQL-Datenbank. Gelegentlich unterstützen unsere studentischen Mitarbeiter*innen auch das Social-Media-Community-Management bei der Beantwortung von Anfragen per dm und in den Kommentarspalten.

22. April 2026

External Funding Manager (m/w/d)

Collaborating Centre on Sustainable Consumption and Production (CSCP)
| Wuppertal

As part of an international team of interdisciplinary experts currently working on over 40 externally funded projects, you will be the central point of contact for financial and administrative project support. This ranges from support with costing at the project application stage, project set-up after commissioning, project controlling, ongoing communication with the project team and third-party funding providers to project accounting, keeping cost records, preparing the project for audits and audit support. You will be part of the project team and actively and continuously supervise the projects.

22. April 2026

Assistenz der Geschäftsführung mit Projektmanagement

GPOH e.V.
| Berlin

Die Stelle verbindet Aufgaben im Projekt- und Prozessmanagement mit klassischen Assistenzaufgaben und bietet Ihnen die Möglichkeit, Verantwortung in einer dynamischen Aufbauphase zu übernehmen. Unterstützung der Geschäftsführung im operativen Tagesgeschäft sowie bei strategischen Themen. Verantwortung für die Organisation und Weiterentwicklung effizienter Büro- und Verwaltungsprozesse (z.B. Bearbeitung des Schriftverkehrs, Ablage & Dokumentenmanagement, Terminmanagement etc.). Erstellung und Abstimmung von Präsentationen, Projekt- und Geschäftsberichten. Mitwirkung bei der Planung und Umsetzung vielfältiger Projekte (z.B. im Zusammenhang mit Therapieoptimierungsstudien, Sicherstellung des Qualitätsmanagements oder Antragsstellung für Fördergelder). Monitoring von Projektfortschritten und Kommunikation mit Projektbeteiligten. Organisation von Veranstaltungen und Meetings. Vor- und Nachbereitung von Gremien- und Arbeitsgruppensitzungen.

21. April 2026

Büromanagement & Teamassistenz (w/m/d)

Empathie macht Schule
| Berlin

Du organisierst und pflegst administrative Abläufe und Dokumente, entwickelst und strukturierst Ablagen, Übersichten und Prozesse weiter und koordinierst Termine (Team, Trainings, externe Kontakte). Du betreust eigenständig das zentrale E-Mail-Postfach, bist telefonisch Ansprechperson für Schulen und Teilnehmende und kommunizierst klar, freundlich und verbindlich. Du bereitest Trainings und Workshops organisatorisch vor und nach, koordinierst Räume, Materialien und Abläufe und stimmst dich eng mit Trainerinnen und externen Partnerinnen ab. Du bist Ansprechperson für organisatorische Fragen, bei Veranstaltungen vor Ort präsent und begleitest Teilnehmende vor, während und nach Trainings. Du unterstützt ein vierköpfiges Team im Arbeitsalltag, denkst mit, bereitest vor und hältst Themen nach.

21. April 2026

Head of Project Finance (m/w/d)

adelphi research gGmbH
| Berlin

Als Sparringspartner*in der CFO-Funktion verantwortest Du die finanzstrategische Steuerung unseres gesamten Projektportfolios. Du sorgst für Transparenz über Budgets, Forecasts und Risiken, etablierst Standards und Qualitätssicherung und stellst sicher, dass alle Prozesse auditfest und donor-konform sind. Gleichzeitig führst Du ein Team von rund fünf Mitarbeitenden im Finanzbereich und bleibst operativ eng an der Praxis, indem Du ein eigenes Projektportfolio (ca. 40-50% der Tätigkeit) vollständig selbst steuerst. Zu Deinen Aufgaben gehören die Steuerung von Kapazitäten, Aufbau und Weiterentwicklung von Standards, Etablierung von Reviews und Qualitätssicherungsprozessen, zentrale Ansprechperson für Förderregeln und Compliance-Fragen, Zusammenarbeit mit Finance & Controlling sowie End-to-end Verantwortung für ein eigenes Projektportfolio.

20. April 2026

Sachbearbeitung Personal (m/w/d)

Tafel Deutschland e.V.
| Berlin

Unterstützung bei allen administrativen Aufgaben der Personalverwaltung von Eintritt bis Austritt, On- und Offboarding, Erstellung von Arbeitszeugnissen, Administrative Unterstützung im Bewerbungsmanagement (Ausschreibungen veröffentlichen, Prüfung eingehender Bewerbungen etc.), Betreuung der Mitarbeitenden in personalrelevanten Fragestellungen, Pflege und Verwaltung von Personalakten, Erstellung von Arbeitsverträgen, Vertragsänderungen und personalrelevanten Bescheinigungen und Infoblättern, Pflege und Verwaltung von Personalstammdaten, Betreuung und Systemadministration der Personalsoftware Personio, Kommunikation mit Krankenkassen und Behörden, Bearbeitung von Anträgen zur Bildungszeit und betr. Altersvorsorge, Mitarbeit bei der Konzeption und Umsetzung von Prozessen und Strategien

8. April 2026

Manager Finanzen (m/w/d)

IBA Metropolregion München GmbH
| München

Deine Aufgaben umfassen im Kern: Administrative Unterstützung der Kaufmännischen Leiterin, Mitwirken bei der richtlinienkonformen Abrechnung der finanziellen Mittel, kaufmännisches Prüfen und Bewerten der Rechnungslegung, Unterstützen und Durchführen des Budgetcontrollings, insbesondere bei der Überwachung von Sachausgaben, Übernehmen von Finanzdaten des externen Dienstleisters einschl. Kontenabstimmung und Plausibilitätskontrolle, Klären von bilanziellen Sachverhalten, Koordinieren der Erstellung von Monats- und Jahresabschlüssen sowie Zuarbeiten bei Steuerunterlagen, Mitarbeiten und Erarbeiten der Finanzpläne und Kalkulationen im direkten Austausch mit den Fachabteilungen, Unterstützen beim Erstellen von Berichten und bei etwaigen Zuwendungen, Erstellen der Projektdokumentation und Übernahme des förderspezifischen Projektmanagements und der Abrechnung, Erstellen von Statistiken, Auswertungen und Präsentationen, Dokumentenmanagement, strukturierte Ablage und Mitarbeiten beim Weiterentwickeln von Standards für das Finanzmanagement.

7. April 2026

Head of Finance (m/w/d)

Akademisches Netzwerk Osteuropa e.V.
| Berlin

Ihre Aufgaben umfassen Finanz- und Budgetmanagement in den von akno e.V. verwalteten Projekten, Fördermittel- und Projektabrechnung in den von akno e.V. verwalteten Projekten, Vertrags- und Vergabemanagement in den von akno e.V. verwalteten Projekten sowie Unterstützung in der Personalsachbearbeitung in den von akno e.V. verwalteten Projekten. Die Stelle erfordert mehrjährige Berufserfahrung im Finanz- und Projektmanagement (idealerweise im NGO- oder Fördermittelkontext) sowie fundierte Kenntnisse im Arbeits-, Zuwendungs- und Vergaberecht.

23. April 2026

Stepstone

Sachbearbeiter (w/m/d) Personalabrechnung

ENTEGA AG
| Darmstadt bei Frankfurt am Main

Du betreust einen eigenen Mitarbeiterkreis mit Vor- und Nachbereitung der Entgeltabrechnung, Pflege der Zeitwirtschaft, Qualitätssicherung der Entgeltabrechnungsergebnisse mit Hilfe des internen Kontrollsystems. Du bearbeitest alle Maßnahmen zu Eintritten, Umgruppierungen, Versetzungen, Beendigungen von Arbeitsverhältnissen inkl. Zeugniserstellung, Altersteilzeitvereinbarungen und sonstigen Personalangelegenheiten unter Beachtung geltender Bestimmungen. Zudem bist du zuständig für die Erstellung von arbeitsvertraglichem Schriftverkehr, Beratung und Unterstützung der Beschäftigten in Personalsachfragen.

23. April 2026

Stepstone

Kaufmännischer Mitarbeiter im Bereich Disposition (m/w/d)

ReFood GmbH & Co. KG
| Metzingen

Selbstständige und umfassende Bearbeitung der Touren- und Einsatzplanung, Fachliche und personelle Führung der eingesetzten Fahrer, Sicherstellung der Betriebsbereitschaft der technischen Ausrüstung sowie unserer Fahrzeuge, Laufende Überprüfung und Optimierung der Logistikprozesse, Ansprechpartner im Tagesgeschäft für unsere Kunden, Bearbeitung aller kaufmännischen/administrativen Themen im Tagesgeschäft, Telefonische Betreuung und Beratung unserer Neu- und Bestandskunden

2. April 2026

Klimaanpassungsmanager (m/w/d)

Stadt Neukirchen-Vluyn
| Neukirchen-Vluyn

Initiierung, Begleitung und Unterstützung der Umsetzung einzelner Maßnahmen des Klimaanpassungskonzeptes der Stadt Neukirchen-Vluyn sowie Koordination aller relevanten Aufgaben innerhalb der Verwaltung, mit verwaltungsexternen Akteur*innen sowie externen Dienstleistenden. Initiierung, Moderation und Pflege von Netzwerken und Arbeitskreisen für die übergreifende Zusammenarbeit und Vernetzung für die Klimafolgenanpassung unter Einbindung relevanter interner und externer Akteure. Initiierung, Planung sowie Begleitung und Durchführung von Öffentlichkeitsarbeit, Informationsveranstaltungen und Sensibilisierung für das Thema der Klimafolgenanpassung für verschiedene Zielgruppen in unterschiedlichen Formaten. Unterstützung und Begleitung der relevanten Fachämter bei der Akquise von Fördermitteln zur Umsetzung von Klimaanpassungsmaßnahmen. Koordination und Durchführung des Monitorings und Controllings zur Umsetzung von Klimaanpassungsmaßnahmen.

31. März 2026

Stiftungsmanager*in

Moving Child Foundation
| München

Sie übernehmen Verantwortung für das administrative Management sowie für die organisatorische Coordination der Stiftung und stellen einen reibungslosen Ablauf der operativen Prozesse sicher. Ihre Finanzkompetenz umfasst Budgetplanung, Vorbereitung der Buchhaltung und Berichterstattung. Sie unterstützen bei der Erstellung von Förderverträgen. Darüber hinaus recherchieren und begleiten Sie neue Förderprojekte und stehen im kontinuierlichen Austausch mit bestehenden Projekten – stets im Einklang mit den Werten der Moving Child Foundation.

25. März 2026

HR Business Partner*in

Campact e.V.
| Remote

Du berätst und begleitest unsere Führungskräfte und Mitarbeiter*innen in allen personalrelevanten, arbeitsrechtlichen und organisatorischen Fragestellungen, insbesondere bei den Prozessen des On- und Offboardings. Du verantwortest den gesamten Rekrutierungsprozess sowohl operativ als auch strategisch. Dazu gehören insbesondere Bedarfsplanung, Talentpool-Management, Prozessoptimierung sowie Beratung der Führungskräfte. Feedback von Kolleg*innen und die regelmäßige Analyse von Personaldaten helfen Dir dabei, gemeinsam im Personal & Operations-Team Erkenntnisse für die Weiterentwicklung unserer Arbeit zu gewinnen. Du analysierst und bewertest das Potenzial zur Automatisierung und Optimierung aller HR-Prozesse bei Campact e.V. und leitest entsprechende Projekte.

21. April 2026

Stepstone

Sachbearbeiter/in im Bereich Naturschutzrecht und Landschaftspflege

Landratsamt Waldshut
| Waldshut-Tiengen

Vollzug der Eingriffsregelung: Führen von naturschutzrechtlichen Genehmigungsverfahren bei Eingriffen in Natur und Landschaft, Prüfung und Bewertung von Eingriffsfolgen sowie die Festsetzung und rechtliche Sicherung von Kompensations- und Ersatzmaßnahmen. Mitwirkung in bau- und planungsrechtlichen Verfahren: Beteiligung als Fachbehörde und Erstellung naturschutzrechtlicher Stellungnahmen in Bauleitplanverfahren. Vollzug des besonderen Artenschutzrechts: Prüfung von artenschutzrechtlichen Sachverhalten und Bearbeitung von Ausnahmen und Befreiungen. Vollzug des gesetzlichen Biotopschutzes. Beratung und Kommunikation: Kompetente Beratung von Bürgerinnen und Bürgern, Kommunen und anderen Behörden in naturschutzrechtlichen Fragen.

17. März 2026

Studentische Aushilfe (m/w/d) im Sekretariat auf Mini-Job-Basis oder als Werkstudent:in

Bundesarbeitsgemeinschaft der Freien Wohlfahrtspflege e.V. (BAGFW)
| Berlin

Erstkontakt zu Besucher:innen und Partner:innen (persönlich, telefonisch und per E-Mail). Unterstützung bei der Pflege und Verwaltung von Kalendern und E-Mails der Geschäftsführung (Outlook, Teams). Unterstützung bei der organisatorischen Vorbereitung und Durchführung von Sitzungen, Fachveranstaltungen und Austauschformaten. Vor- und Nachbereitung von Sitzungen und Besprechungen (z. B. Unterlagen zusammenstellen, Versand, Dokumentation). Unterstützung im Reisemanagement und bei organisatorischen Aufgaben im Tagesgeschäft (z. B. Bearbeitung von Stellungnahmen und Briefen). Pflege und Aktualisierung von Inhalten im Intranet. Internetrecherchen und administrative Unterstützung der Geschäftsstelle.

17. April 2026

Stepstone

Assistenz Recht und Vertragsmanagement (m/w/d)

Eurowind Energy GmbH
| Hamburg

Du verwaltest unsere Projektgesellschaften und übernimmst das An- und Ummelden z. B. beim Handelsregister, Gewerbeamt sowie Transparenzregister. Zudem pflegst du die Vertragsdatenbank und überwachst insb. Fristen. Du kümmerst dich um grundbuchrechtliche Angelegenheiten, wie z. B. das Einreichen von Anträgen und Bewilligungen sowie Rangberichtigungen. Das eigene Team unterstützt du bei der Verstärkung von IT-basierten Hilfsmitteln für die Abteilung Recht und Vertragsmanagement.

17. April 2026

Stepstone

Sachbearbeiter Kunden Korrespondenz / Qualitätsmanagement (m/w/d)

WERTGARANTIE Group
| Hannover

Du bearbeitest die gesamte Kundenkorrespondenz – schriftlich und telefonisch, Du führst Stammdatenänderungen und Vertragsübernahmen zuverlässig durch, Du gehst auf Kundenbeschwerden ein und findest lösungsorientierte Antworten, Du bringst Dich aktiv bei der Optimierung unserer Abläufe ein und trägst so zur Qualitätssicherung bei, Du beantwortest Kundenbewertungen auf Trustpilot und Google mit Fingerspitzengefühl, Du bearbeitest Rückmeldungen im Rahmen unserer Kundenzufriedenheitsbefragungen

4. Februar 2026

Finanzbuchhalter*in (m/w/d)

Jugendwerk der AWO Württemberg
| Stuttgart

Sicherstellung einer geordneten Aufzeichnung aller Geschäftsvorgänge im Bereich der Finanzbuchhaltung auf Basis von rechtlichen und gruppeninternen Vorgaben, Buchen und Kontieren von Ausgangsrechnungen und von Zahlungseingängen, Forderungsmanagement, Mahnwesen, Mandantenübergreifende Durchführung der Zahlungsverkehre, Kontenklärung/-abstimmung, Ansprechpartner*in bezüglich der Zahlungsmodalitäten, Aktive Unterstützung bei der Entwicklung, Optimierung und Umsetzung von Projekten im Bereich Rechnungswesen, Unterstützung bei vorbereitenden Jahresabschlussarbeiten, Unterstützung der Geschäftsführung in der Finanzplanung und im Controlling.