Office Management Jobs

4. März 2026

Fördermanager*in (m/w/d)

Ingenieure ohne Grenzen e.V.
| Berlin

Du arbeitest eng mit unseren ehrenamtlichen Fundraiser*innen aus den Projektgruppen zusammen, unterstützt sie bei der Erstellung hochwertiger Förderanträge und wirkungsorientierter Berichte und übernimmst die finale Freigabe sowie das übergeordnete Monitoring. Du begleitest Ehrenamtliche – wo erforderlich – in der Kommunikation mit Fördergeber*innen. Du entwickelst das Förderportfolio von IOG kontinuierlich weiter, nimmst an Fachtagungen und Vernetzungsformaten teil und erschließt neue Förderpotenziale. Du erstellst, pflegst und betreust interne Guidelines zum Thema Förderungen, führst regelmäßige Schulungen durch und berätst unsere Fachgruppen. Du identifizierst passende Förderpartner für die verschiedenen Arbeitsfelder des Vereins, stellst eigene Anträge, gewährleistest das Reporting und pflegst eine kooperative Zusammenarbeit.

2. März 2026

Vorstand Finanzen (m/w/*)

Stiftung VFS Vielfalt.Fördern.Stiften
| München

Sie verantworten gemeinsam mit der Co-Vorständin (Ressort Personal) und in enger Abstimmung mit dem Stiftungsrat die Gesamtsteuerung der Stiftung und gewährleisten eine verlässliche, transparente und zielgerichtete Governance. Sie gestalten die strategische Ausrichtung der Finanzpolitik im Einklang mit Satzung, Stiftungszweck und regulatorischen Anforderungen. Zugleich steuern Sie sämtliche kaufmännischen und betriebswirtschaftlichen Bereiche – einschließlich Haushalts-, Wirtschafts- und Budgetplanung, Controlling sowie der Sicherstellung der Compliance. Sie tragen gemeinsam mit dem*der operativen Geschäftsführer*in die Verantwortung für zwei Tochtergesellschaften und agieren dort als strategische Steuerungs- und Beratungsinstanz auf Gesellschafterebene. Sie führen den Transformationsprozess der Stiftung entschlossen fort – insbesondere in den Bereichen Digitalisierung und Weiterentwicklung zentraler Strukturen.

26. Februar 2026

Referent*in für Finanzen und Personal (m/w/d)

Vorstand der AGJ e.V.
| Berlin, Deutschland

Zu Ihren Aufgaben gehören: Finanzen - selbstständige Planung und Bewirtschaftung des gesamten Vereinshaushaltes und aller Projekthaushalte (Erstellung von Wirtschaftsplänen und Jahresabschlüssen, Beantragung und Abruf von Fördermitteln, Mittelverwaltung, Bewirtschaftung und Abrechnung von Fördermitteln, Eigenmitteln, Spenden, Abwicklung des Zahlungsverkehrs, Erstellung von Entscheidungsvorlagen und Statistiken für Vereinsgremien). Verantwortung für die gesamte Buchhaltung und das Controlling. Kalkulation von Personalkosten. Personalwesen - Selbständige Durchführung der Einstellungsformalitäten, Vertragserstellung und -überwachung, Führung der Personalakten, Arbeitszeitüberwachung, Zusammenarbeit mit einem externen Dienstleister für die Gehaltsabrechnungen, (strategische) Beratung der Geschäftsführung zu Fragen der Personalentwicklung, Optimierung von Arbeitsprozessen.

25. Februar 2026

Mitarbeiter*in Verwaltung

NaturFreunde Rheinland-Pfalz e.V.
| Ludwigshafen

Für die zum nächstmöglichen Zeitpunkt zu besetzende Stelle in Ludwigshafen sind folgende Aufgaben vorgesehen: Bearbeitung des allgemeinen Schriftverkehrs, einschließlich elektronischer Nachrichten und ggfs. Weiterleitung an zuständige Organisationsstellen oder Personen. Einladungen und Sitzungsmanagement für Veranstaltungen und Sitzungen. Allgemeine Rechnungs- und Zahlungsprüfung sowie Überwachung der Ein- und Ausgänge von Zahlungen, einschließlich Archivierung der Belege. Verwaltung und Abrechnung der 7 FÖJ-Stellen für welche die NaturFreunde die Betreuung als Träger übernommen haben.

4. März 2026

Stepstone

Bereichsleitung Finanzen (m/w/d)

Humanistischen Verbands Berlin-Brandenburg KdöR
| Berlin

Eine verantwortungsvolle Leitungsposition eines Teams von 10 Mitarbeiter*innen mit Gestaltungsspielraum. Konzeptionelle-, organisatorische, personelle und finanzielle Verantwortung für den Bereich Finanzen. Fortführung des Change Prozesses/ die Begleitung der Digitalisierung des Finanzbereichs. Begleitung der Implementierung eines elektr. Dokumentenmanagementsystems gemeinsam mit den Bereichsleitungen Digitalisierung und Verwaltung. Beratung und Unterstützung der Abteilungsleitung in den strategischen Themen, Finanzplanung und Wertschöpfung. Prozessgestaltung, Kostenkalkulationen für Zuwendungsprojekte, Bankenkorrespondenz, Liquiditätstracking und Anlagenplanung.

4. März 2026

Stepstone

Koordinator:in und CRM-Assistenz (w/m/d)

Stiftung Kinder forschen
| Berlin-Mitte

Digitale Systeme, CRM & IT‑gestützte Arbeitsprozesse: Du übernimmst die Key-User:innen-Rolle für Salesforce im Bereich Netzwerke – von Administration und Datenpflege über Unterstützung der Kolleg:innen bei fachlichen Fragen bis hin zu Auswertungen und Qualitätssicherung. Du wirkst bei der Umsetzung zielgruppenspezifischer Kommunikations- und Kampagnenmaßnahmen in der Salesforce Marketing Cloud mit. Interner Service & operative Unterstützung im Bereich Netzwerke: Du recherchierst, analysierst und bereitest Daten und Zuarbeiten vor, u. a. für das Berichtswesen der Stiftung. Du begleitest Projekte und Testfelder administrativ und bringst dich in die Dokumentation und Weiterentwicklung interner Prozesse ein.

18. Februar 2026

Finanzplaner*in und Controller*in für das Netzwerk für traumatisierte Flüchtlinge Niede...

Netzwerk für traumatisierte Flüchtlinge in Niedersachsen, Psychosoziale Zentren gGmbH
| Hannover

Finanz- und Projekt-Controlling, Kommunikation mit Projektpartner*innen, Stiftungen, Fördermittelgebenden und Spender*innen, Aufstellung und Abstimmung der Finanzpläne für unsere Vorhaben, Koordination und Erstellung von Finanzberichten, Jahresabschlüssen und Verwendungsnachweisen unserer Projekte, Enge Zusammenarbeit mit den anderen Mitarbeitenden im Team Buchhaltung und Finanzen sowie der Geschäftsführung und unserem externen Buchhaltungsbüro.

17. Februar 2026

Mitarbeiter*in (w/m/d) im Bereich Projektfinanzen

Romero Initiative (CIR)
| Münster

Betreuung der Projektfinanzen und der formalen Nachweise ko-finanzierter Projekte aus Mitteln der Europäischen Union, administrative und finanztechnische Unterstützung des CIR-Projektteams und der internationalen Projektkonsortien. Erstellung und Kontrolle von Budgets und finanziellen Verwendungsnachweisen gemäß der entsprechenden EU-Richtlinien sowie Sicherstellung einer sach- und fristgerechten Finanzberichterstattung an Zuschussgeber.

3. März 2026

Stepstone

Office Manager (f/m/x) GreenTech

suena GmbH
| Hamburg

You keep our office organized, welcoming, and ready for growth: from maintaining common areas and supplies to coordinating vendors and ensuring our workspace always feels professional. You are the central point of contact for guests, partners, and the team - ensuring a great first impression, smooth communication, and that nothing falls through the cracks. You make sure meeting rooms and equipment are ready; everything is set up, charged, and working. You plan and coordinate team events, offsites, and company gatherings, and handle travel arrangements and logistics. You support onboarding and employee experience, manage benefits, and help with HR admin, so new and existing team members feel at home and processes run seamlessly.

3. März 2026

Stepstone

Teamleitung Facility Management (m/w/d)

naturenergie hochrhein AG
| Rheinfelden (Baden)

Führen, Fördern, Entwickeln und Coachen der Mitarbeitenden. Koordination des Teams mit Präsenz als Führungskraft. Aktives Vorantreiben von Veränderungsprozessen und Umsetzung gemeinsamer Ziele. Verantwortung für die Budgetierung und Einhaltung finanzieller Ziele. Sicherstellung eines gesetzes- und regelkonformen Anlagen- und Gebäudebetriebs. Kontinuierliche Verbesserung von Prozessen und Abläufen. Strategische Weiterentwicklung mit Abgrenzung, Darstellung und Positionierung des Bereichs.

16. Februar 2026

Chief Operating Officer (w/m/d)

YOUNA | Ersthilfe bei Rassismus
| Berlin

Strategie umsetzen & Strukturen skalieren: Du übernimmst Verantwortung für den operativen Aufbau unserer Organisation – und sorgst dafür, dass Vision und Alltag Hand in Hand gehen. Teams koordinieren & führen: Du leitest unsere internen Abläufe und stärkst Teamstrukturen, Kommunikation und Entscheidungsprozesse. Produktentwicklung stärken: Du denkst YOUNA als Produkt mit, erkennst Potentiale, und bringst Fokus in unsere Roadmap. Bekanntheit ausbauen: Du unterstützt Prozesse, um Reichweite, Partnerschaften und Wirkung messbar zu optimieren. Fundraising & Finanzen im Blick behalten: Du entwickelst gemeinsam mit dem CEO nachhaltige Finanzierungsstrategien weiter.

12. Februar 2026

Referent*in der Geschäftsführung (all genders)

Aktion gegen den Hunger gGmbH
| Berlin

In deiner Rolle unterstützt du an der Seite deiner Kollegin unseren Geschäftsführer tagtäglich dabei, die unterschiedlichsten Themen gut zu strukturieren, sinnvoll voranzubringen und den Arbeitsalltag bestmöglich zu organisieren. Du strukturierst und koordinierst alle Anfragen an die Geschäftsführung, sorgst für sinnvolle Priorisierung und erstellst Briefings, Analysen und Entscheidungsvorlagen für strategische Entscheidungen. Du bereitest Meetings sorgfältig vor und nach, bringst Struktur in den Ablauf und unterstützt bei der Moderation. Du koordinierst und steuerst unser strategisches Leitungsgremium und bereitest Vorstandssitzungen sowie Mitgliederversammlungen inhaltlich und organisatorisch vor.

2. März 2026

Stepstone

Sachbearbeiter (Mensch) energiewirtschaftliche Wechselprozesse

Solandeo GmbH
| Berlin

Du bearbeitest alle energiewirtschaftlichen Wechselprozesse und übernimmst eigenständig die Bearbeitung von Klärfällen in Wechselprozessvorgängen mit Marktpartnern. Du arbeitest eng mit Deinen Kolleg:innen aus der Installationskoordination und dem Account Management zusammen und stellst eine fristgerechte Zählerinstallation sicher. Du bist Ansprechperson für unsere Marktpartner (z. B. Netzbetreiber, Lieferanten, Übertragungsnetzbetreiber). Du bist für die gewissenhafte Pflege und regelmäßige Aktualisierung sämtlicher Stammdaten von Messzählern verantwortlich. Du prüfst Wandlerrechnungen im Rahmen von Geräteübernahmen. Du unterstützt die Optimierung und Neugestaltung von Prozessen und Systemen sowie den Aufbau und die Pflege einer Wissensdatenbank.

2. März 2026

Stepstone

Sachbearbeitung Abfallwirtschaft / Straßenreinigung & Umweltbildung (w/m/d)

Technische Betriebe Remscheid
| Remscheid

Sachbearbeitung Abfallwirtschaft / Straßenreinigung: Disposition der Abfallbehälter im Rahmen der Abfallbeseitigung und -verwertung, Antragsbearbeitung, Fortschreibung der Behälterdatei im Programm AIS, Bearbeitung von Verfahren bei Fehlbefüllungen oder Überfüllungen bis zur Anwendung des Anschluss- und Benutzungszwanges, Beschwerdemanagement für den Bereich Abfallwirtschaft und Straßenreinigung sowie deren Auswertung, Beratung von Einwohnerinnen und Einwohnern sowie Gewerbetreibenden zur Abfallentsorgung. Umweltbildung: Beratung von Bürgergruppen zu Abfallvermeidungs-/Recyclingthemen, Führungen von und Workshops mit Kita-/Schulgruppen, Mitorganisation und Durchführung von Nachhaltigkeitsevents (Abfallsammelaktionen, Kleidertauschbörsen, etc.), Mitarbeit in regionalen Nachhaltigkeitsprojekten

11. Februar 2026

Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)

Paula Kubitschek-Vogel-Stiftung
| München

Ihre Aufgaben: Entlastung und Unterstützung der Geschäftsführung und des Vorstands. Organisation und Koordination aller Aufgaben unserer Geschäftsstelle sowie Sicherstellung eines reibungslosen Büro- und Informationsmanagements. Zentrale Schnittstelle für Antragstellende, Förderpartner, Spender, Aufsichtsbehörden, Steuerberatung, Wirtschaftsprüfung sowie Dienstleistern. Vorbereitung, Organisation und Nachbereitung von Vorstandssitzungen und Sitzungen des Kuratoriums. Administrative Abwicklung der Fördermittelvergabe. Unterstützung der Öffentlichkeitsarbeit, z. B. bei Veranstaltungen, Fachtagungen, Workshops sowie Pflege der Website. Erledigung des Zahlungsverkehrs und Vorbereitung der Buchungsunterlagen für das Steuerbüro. Aufbereitung von Unterlagen für Jahresabschluss und Prüfungsbericht. Personalverwaltung.

10. Februar 2026

WERKSTUDENT*IN (w/m/d) für Fundraising und Projektarbeit

Kinderhilfswerk Eine Welt e.V.
| Hamburg

Zuarbeit bei Projektkonzepterstellung und Antragsstellung, Unterstützung bei Projektmonitoring, Fristen- und Dokumentenmanagement von privat und öffentlich (BMZ) geförderten Projekten, Aufarbeiten von Projektinformationen in Grafiken, Tabellen und Präsentationen, Geberrecherche. Unterstützung des Fundraisingteams: Identifikation, Qualifizierung und Ansprache potenzieller Förderpartner (Privatspender, öffentliche Gelder, Unternehmen und Stiftungen), Unterstützung bei Spenderkommunikation (Dank, Updates, Spendenquittungen, Versandlisten), Mitarbeit an Redaktionsplanung und Erstellung von Informationsbriefen, Newsletter- und Website-Texten sowie Social-Media-Beiträgen, Organisatorische Vorbereitung und Nachbereitung von Webinaren und Fundraising-Aktionen.

10. Februar 2026

Mitarbeiter*in (m/w/d) für den Mitglieder- und Spendenservice in Vollzeit/Teilzeit

Förderverein PRO ASYL e.V.
| Frankfurt am Main

Professionelle Verwaltung und Betreuung der Mitglieder- und Spender*innendatenbank: Bearbeitung von Anträgen (z.B. Neuaufnahmen, Kündigungen, Änderungen) und Stammdatenpflege. Kommunikation mit Mitgliedern und Spender*innen per E-Mail, Telefon und Post. Überwachung der Beitragszahlungen, Kontrolle und Erfassung aller Spendenbelege. Prüfung der Mitgliedsbeiträge und regelmäßige Abstimmung mit der Finanzbuchhaltung. Mitwirkung bei der Analyse und Optimierung der Prozesse. Mithilfe beim Jahresabschluss im Rahmen der Mitgliederverwaltung. Regelmäßige Auswertungen zur Mitglieder- und Spendenentwicklung, Erstellung und Fortentwicklung von notwendigen Analysen und Reportings.

9. Februar 2026

Werkstudent*in Rechnungswesen & Mitgliederverwaltung (m/w/d)

BUND Landesverband Hessen e.V.
| Frankfurt am Main

Unterstützung im laufenden Rechnungswesen, insbesondere bei der Erfassung und Verbuchung von Rechnungen und Spenden. Pflege, Prüfung und Aktualisierung von Mitglieder- und Stammdaten. Digitale Zuordnung und Ablage von Belegen. Unterstützung an der Schnittstelle zwischen Mitgliederverwaltung und Buchhaltung. Bearbeitung einfacher Rückfragen zu Beiträgen, Spenden oder Rechnungen. Vorbereitung von Unterlagen für Auswertungen und interne Übersichten.

9. Februar 2026

Mitarbeiter*in Veranstaltungsmanagement & Mitgliederverwaltung (m/w/d)

BUND Landesverband Hessen e.V.
| Frankfurt am Main

Eigenständige Planung, Organisation und Durchführung von Veranstaltungen, Aktionen und Sitzungen des BUND Hessen. Abstimmung mit internen Fachbereichen, ehrenamtlichen Gremien, Dienstleister*innen und Kooperationspartner*innen. Erstellung von Zeit- und Ablaufplänen sowie Übernahme von Aufgaben im Projektmanagement. Unterstützung bei der Vor- und Nachbereitung von Öffentlichkeitsarbeit und Verbandsveranstaltungen. Pflege und Weiterentwicklung der Spenden- und Mitgliederdatenbank. Erstellung von Zuwendungsbestätigungen und Bearbeitung von Spendenvorgängen. Unterstützung von Fundraising-Aktivitäten und Kampagnen. Kompetente Ansprechperson für Mitglieder und Spender*innen per E-Mail und Telefon.

9. Februar 2026

Werkstudent*in Projektassistenz Finanzprozesse & Organisation (m/w/d)

BUND Landesverband Hessen e.V.
| Frankfurt am Main

Aufbereitung von Daten, Übersichten und Entscheidungsgrundlagen für Projekt- und Fachteams. Mitarbeit an organisatorischen Konzepten, Abläufen und Arbeitsdokumenten. Unterstützung im Projektmanagement (z. B. Protokolle, Aufgabenverfolgung, Terminvorbereitung). Recherchen zu organisatorischen und finanzbezogenen Fragestellungen. Pflege und Strukturierung von Projekt- und Organisationsdokumentationen. Allgemeine unterstützende Tätigkeiten im Bereich Finanzverwaltung und Organisation.