Office Management Jobs

28. Mai 2025

Assistent*in (all genders, Vollzeit)

Vereinte Evangelische Mission
| Wuppertal

Allgemeine Assistenztätigkeiten für den Generalsekretär, Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache, Kommunikation mit den Mitgliedern der VEM, Selbstständiges Verfassen von Grußworten, Vorworten, Ansprachen etc., Terminplanung und -koordination, Organisation und Abrechnung von Dienstreisen, inkl. Flugbuchungen, Budgetüberwachung, Planung, Organisation und Mitwirkung bei nationalen und internationalen Tagungen und Veranstaltungen, Betreuung nationaler und internationaler Gäste, Vor- und Nachbereitung von Sitzungen inkl. Protokollführung (deutsch/englisch).

27. Mai 2025

Projektkoordinator (m/w/d)

Stiftung Acción Humana
| Hamburg

Verantwortung für den internen- und externen Geschäftsbetrieb, Budgetvorlage und Monitoring in Hamburg und Honduras, Kontrolle der Zuwendungseingänge und Zuordnung zur Buchhaltung, Kontaktpflege und Betreuung von Unterstützer*innen, Patenschaften, Fundraising Aktivitäten u.a. die Akquisition neuer Patenschaften, Spendenkampagnen Vorbereiten und beantragen von Förderanträgen, Öffentlichkeitsarbeit (Webseite, Newsletter und Soziale Medien), Organisation u. Beratung der Vorstands- und Beiratsarbeit, Koordination der Freiwilligenarbeit von Acción Humana.

27. Mai 2025

Finanzreferent:in / Referent:in der Geschäftsführung (m/w/d) in der Entwicklungszusammen...

Werner Erkes Stiftung
| Düsseldorf

Enge Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung in strategischen und operativen Finanzfragen. Analyse und Nachverfolgung von Projektkosten sowie Unterstützung bei der finanziellen Projektsteuerung. Prüfung, Aufbereitung und Kommentierung von Finanz- und Jahresberichten der regionalen Einheiten. Mitarbeit an der Entwicklung und Pflege von Businessplänen und Finanzmodellen. Weiterentwicklung interner Controlling-, Budget- und Reportingstrukturen. Erstellung von Entscheidungsvorlagen, Präsentationen und Analysen. Perspektivisch: Aufbau eines systematischen Fördermittelmanagements und zuwendungsbezogenen Reportings.

26. Mai 2025

Vorstandsassistenz (d/w/m)

Save the Children Deutschland e.V.
| Berlin

Verantworten von administrativen, organisatorischen und koordinativen Aufgaben, bspw. Terminkoordination und -organisation der Vorstandsmitglieder und der Fundraising Abteilungsleitung, Organisation von Reisen, Vorbereitung von Korrespondenzen, Pflege der Kontaktdatenbank und Postmanagement (deutsch/englisch). Unterstützen bei der inhaltlichen und gestalterischen Erstellung von PowerPoint-Präsentationen, Berichten und anderen Unterlagen sowie das Einholen von Inputs aus unterschiedlichen Teams- und Fachbereichen. Unterstützen bei der Vorbereitung, Protokollierung und Nachbereitung von Sitzungen der hauptamtlichen Gremien (Vorstand und Senior Management Team), der ehrenamtlichen Gremien (Aufsichtsrat und Mitgliederversammlung) sowie anteilig auch des Fundraising Leitungsteams.

26. Mai 2025

Referent*in für die Bereiche Umwelt-, Klima-, Atom- und Engergiepolitik, Naturschutz (29...

Bündnis 90/Die Grünen im Landtag Niedersachsen
| Hannover

Zu den Aufgaben gehören insbesondere: Inhaltliche Zuarbeit zu den Fachbereichen Umwelt-, Klima-, Atom- und Energiepolitik, Anfertigung von Vorlagen für parlamentarische Initiativen, z.B. für Gesetzentwürfe und Entschließungsanträge sowie für Pressemitteilungen, Erarbeitung fachpolitischer Konzepte in diesen Bereichen, sowie Ausarbeitung und Begleitung politischer Projekte, Bearbeitung von Korrespondenz und Anfragen und Darstellung der Arbeit nach außen, Inhaltliche und organisatorische Betreuung der entsprechenden Arbeitskreise, Koordination der Arbeit zwischen der Fraktion, dem Koalitionspartner, dem Nds. Umweltministerium und der Bundes- und Europaebene in den zu verantwortenden Fachbereichen, Kontakt zu Fachverbänden und Grünen Gliederungen auf allen Ebenen.

26. Mai 2025

Mitarbeiter*in (m/w/d) für den Mitglieder- und Spendenservice in Vollzeit/Teilzeit

Förderverein PRO ASYL e.V.
| Frankfurt am Main

Die regelmäßigen Aufgaben umfassen insbesondere: Professionelle Verwaltung und Betreuung der Mitglieder- und Spender*innendatenbank: Bearbeitung von Anträgen (z.B. Neuaufnahmen, Kündigungen, Änderungen) und Stammdatenpflege. Kommunikation mit Mitgliedern und Spender*innen per E-Mail, Telefon und Post. Überwachung der Beitragszahlungen, Kontrolle und Erfassung aller Spendenbelege. Buchung der Mitgliedsbeiträge und regelmäßige Abstimmung mit der Finanzbuchhaltung. Mitwirkung bei der Analyse und Optimierung der Prozesse. Mithilfe beim Jahresabschluss im Rahmen der Mitgliederverwaltung.

19. Mai 2025

Leitung Finanzmanagement (m/w/d)

AGIAMONDO e.V.
| Köln

Sie übernehmen die Co-Leitung und Koordination des neu aufgestellten Teams Finanzadministration. Dabei verantworten Sie die zentrale Koordination der Bewirtschaftung von Projektmitteln, mit dem Ziel einer optimalen Mittelverausgabung. Sie verbessern stetig die Koordination, das Monitoring und Controlling der Abläufe des Teams. Als Expert*in zu Fragen der Finanzplanung und -steuerung leiten Sie die Weiterentwicklung der digitalen Instrumente der Finanzadministration. Sie gestalten die Umsetzung neuer Geschäftsfelder durch die Erstellung und Beratung zu Businessplänen und Wirtschaftlichkeit neuer Vorhaben.

19. Mai 2025

Project Management / Roving Grants and Compliance Advisor (w/m/d)

Oxfam Deutschland e.V.
| Berlin, bundesweit

Als Mitglied des Grant Management Teams sind Sie verantwortlich für das Vertrags- und Projektmanagement von Oxfam-Projekten in den Bereichen humanitäre Hilfe, Übergangshilfe und Entwicklungszusammenarbeit. Unsere Projekte werden von verschiedenen institutionellen Gebern und Partnern finanziert, insbesondere vom Auswärtigen Amt, BMZ, GIZ und KfW. Die Rolle umfasst eine regelmäßige Kommunikation mit Kollegen in verschiedenen Länderbüros sowie Reisen und möglicherweise längere Aufenthalte in den Projektländern für Projektüberwachung und Schulungen.

16. Mai 2025

Mitarbeiter*in Lager/Versand (m/w/d)

Deutscher Tierschutzbund e.V.
| Bonn

Die besten 40-80 Wörter zur Beschreibung der Tätigkeit sind: Lagerorganisation inkl. Lagerbestandshaltung, Durchführung von Inventuren, Verpackung und Versand von Informationsmaterial, Dokumentation und Datenpflege, Kommissionierung von Versandaufträgen, Unterstützung bei logistischen Aufgaben, Materialtransporte, Koordination und ggf. Übernahme von Hausmeisteraufgaben.

16. Mai 2025

Projektassistenz & Netzwerkmanagement (m/w/d)

Karg-Stiftung
| Frankfurt

Du unterstützt das Projektteam bei der Planung, Organisation und Weiterentwicklung der Fortbildungsformate, dokumentierst Ergebnisse und sorgst für optimale Prozesse. Du begleitest Evaluations- und Akkreditierungsprozesse (z. B. mit LimeSurvey). Du betreust unsere Moderator:innen und Partner:innen – mit Serviceorientierung, Überblick und Fingerspitzengefühl. Du sorgst für einen reibungslosen Ablauf unserer Veranstaltungen – vor Ort und digital. Du pflegst Kontaktdaten, Verträge, Abrechnungen und Materialien mit Hilfe digitaler Tools. Du unterstützt unsere Marketingmaßnahmen und entwickelst gemeinsam mit unserem Kommunikations-Team Werbematerialien und Website-Inhalte weiter.

15. Mai 2025

Buchhalter (w/m/d)

Kindermissionswerk ,Die Sternsinger' e.V.
| Aachen

Schwerpunkt Ihrer Tätigkeit sind die Finanzsachbearbeitung unter Anwendung der geltenden gesetzlichen und kirchlichen Vorschriften sowie der Vorgaben unserer Geschäftsleitung. Dies umfasst die Übertragung von Bankdaten ebenso wie das Einlesen der Daten in die Buchhaltung und das Kontieren (Kreditoren und Debitoren). Sie steuern den jeweiligen Freigabeprozess von Kreditorenrechnungen und weisen diese an. Nach Vorgabe unseres Fachbereiches Ausland nehmen Sie die Auszahlungen unserer Projekte vor. Ebenfalls erstellen Sie die Umsatzsteuervoranmeldung. In die Erstellung von Jahresabschlüssen sowie die Prüfung durch die Wirtschaftsprüfer sind Sie durch die Übernahme vorbereitender Arbeiten eingebunden.

13. Mai 2025

Projektkoordinator:in CRM (m/w/d)

Tafel-Akademie gGmbH
| Berlin

Als Projektkoordinator:in CRM verantworten Sie die Auswahl und Einführung einer Customer Relationship Management (CRM) Software für die Tafel Deutschland und die Tafel-Akademie, und arbeiten dabei eng mit dem Bereich Finanzen und Verwaltung sowie weiteren Schnittstellenbereichen zusammen. Ihre Aufgaben umfassen die Auswahl, Koordination und Steuerung externer Dienstleister:innen, Durchführung und Auswertung von Bedarfsanalysen in Zusammenarbeit mit Kolleg:innen und Dienstleister:innen, Sichtung und Kategorisierung bestehender Datensätze sowie Abstimmung mit parallellaufenden Software- und Digitalisierungsprojekten innerhalb der Tafel Deutschland und der Tafel-Akademie.

5. Mai 2025

Head of Controlling (gn)

Dekoder gGmbH
| 100 % Homeoffice

Du übernimmst die Gesamtverantwortung für unser Finanzmanagement und stellst sicher, dass unsere finanziellen Ressourcen optimal geplant und eingesetzt werden können. Deine Aufgaben umfassen insbesondere: Planung und Überwachung von allen Einnahmen- und Ausgabenströmen, Identifizierung von finanziellen Prioritäten und möglichen Finanzierungsbedarfen. Verantwortung für das gesamte Rechnungswesen, Sicherstellung einer effizienten Koordinierung der administrativen Tätigkeiten und Abläufe von der Rechnungsstellung über die Buchführung bis zur Zusammenarbeit mit unseren externen Steuerberaterinnen. Mitarbeit an Förderanträgen, Umwidmungs- und Änderungsanträgen und Berichten an Fördermittelgeber.

22. Mai 2025

Stepstone

Mitarbeiter*in Datenservice MDM

Alnatura Produktions- und Handels GmbH
| Darmstadt

Sie pflegen gemeinsam mit Ihren Team-Kolleg*innen Produkt- und Kreditorenstammdaten in SAP und unserem Produkt-Informations-Management-System (PIM). Sie betreuen unsere Schnittstelle für den automatisierten Stammdateneingang und die Bilddatenbank. Als SAP-Key User*in sind Sie Know-how-Träger*in und entwickeln unsere Prozesse und eingesetzten Systeme aktiv weiter. Sie sind zusammen mit dem Team verantwortlich für die Qualitätssicherung der Produktstammdaten und helfen bei der Entwicklung von Prüfroutinen.

19. Mai 2025

Stepstone

Studentischer Mitarbeiter (m/w/d) Spendenservice

WWF Deutschland
| Berlin

Unterstützung bei der serviceorientierten, kompetenten und positiven Kommunikation über die Arbeit des WWF mit finanziellen und nicht-finanziellen Unterstützer:innen sowie Interessent:innen. Schriftliche und telefonische Beantwortung von Standardanfragen sowie Anfragen über die WWF-Website. Zusammenstellung und Versand von Informationsmaterial. Pflege und Nutzung von Kontaktdaten im CRM-System sowie Datenerfassung über die jeweilige Standardsoftware.

16. Mai 2025

Stepstone

Wissenschaftlicher Mitarbeiter für die überörtliche Berichterstattung Kindertagesbetreu...

Kommunalverband für Jugend und Soziales Baden-Württemberg
| Stuttgart

überörtliche Berichterstattung zur Situation und Entwicklung der Kindertagesbetreuung in Baden-Württemberg. Erhebung, Auswertung und Interpretation von Daten sowie Einbezug des aktuellen Forschungsstandes im Bereich Kindertagesbetreuung. Erarbeitung von Analysen und Stellungnahmen für den Bereich der Kindertagesbetreuung. Beratung und Unterstützung der Jugendämter in Fragen der örtlichen Jugendhilfeplanung im Bereich der Kindertagesbetreuung, einschl. Schulkindbetreuung (GaFöG).

16. Mai 2025

Stepstone

Fakultätsassistenz Internationalisierung (m/w/d) im Rahmen einer Elternzeitvertretung

Hochschule Karlsruhe - Technik und Wirtschaft
| Karlsruhe

Als Fakultätsassistenz im Bereich Internationalisierung unterstützen Sie unsere Studiendekane in den folgenden Bereichen: Vorbereitung, Umsetzung von Auslandskooperationen und double degree Programmen, Koordination der Anerkennung von im Ausland erbrachten Studienleistungen der Studierenden und der Erstellung von Learning Agreements, einschl. Kommunikation mit internationalen Hochschulen und Studierenden, Unterstützung bei der Beantragung von Fördermitteln für die Internationalisierung von Lehre und Forschung.

15. Mai 2025

Stepstone

Mitarbeiter:in Spendenbetreuung (m/w/d)

VIER PFOTEN - Stiftung für Tierschutz
| Hamburg

Beantwortung der telefonischen Anfragen im Spendenservice. Beantwortung externer Fragen und Weiterleitung von Informationen zum Thema Tierschutz, Haltungsbedingungen und Tiernotfällen. Schriftliche Bearbeitung von Anliegen der Spender:innen. Dokumentation und Pflege in der Spendendatenbank. Bearbeitung von Postrückläufern im Rahmen des Offline-Fundraisings. Erledigung von Nachbestellungen durch Spender:innen. Mitwirken im Prozessmanagement innerhalb der Spendenbetreuung.

15. Mai 2025

Stepstone

Backoffice-Manager*In Erneuerbare Energien & Klimaschutz (m/w/d)

Bischoff & Ditze Energy GmbH & Co. KG
| Hamburg

Prozessabwicklung: Übertragung, Verwaltung, Entwertung und Reporting von Ökostromzertifikaten (Herkunftsnachweisen) für Stromprodukte aus erneuerbaren Energiequellen. Verträge vorbereiten und erstellen. Telefonische und schriftliche Korrespondenz. Vorbereitende Tätigkeiten in der Debitoren- und Kreditorenbuchführung inkl. Rechnungsstellung, Rechnungsprüfung, Zahlungsmanagement und Mahnwesen. Bereichsübergreifende Abstimmung bei produktbezogenen Prozessen mit dem Vertrieb sowie Marketing.

9. Mai 2025

Stepstone

Abteilungsleiter Umwelt- und Klimaschutz (m/w/d)

Stadt Wolfsburg
| Wolfsburg

Allgemeine Leitungstätigkeit der Abteilung Umwelt- und Klimaschutz in fachlichen, personellen, finanzwirtschaftlichen und organisatorischen Angelegenheiten mit der Unterer Naturschutz-, Untere Wald-, Unterer Wasser-, Unterer Immissionsschutz-, Unterer Bodenschutz- und Abfallbehörde sowie dem Team Klimaschutz und Klimafolgeanpassungen. Strategische Ausrichtung und fachliche Weiterentwicklung der Teilbereiche. Vertretung der fachlichen und insbesondere behördlichen Belange innerhalb der Stadtverwaltung und nach außen unter anderem in politisch relevanten Kontexten.