Office Management Jobs

16. Juli 2026

Verwaltung und kaufmännische Assistenz der GF mit 20 h/Woche

Petra-Kelly-Stiftung. Bildungswerk für Demokratie und Ökologie in der Heinrich-Böll-Stiftung e.V.
| München

Vorbereitung von Buchführung und Zahlungsverkehr mit DatevUnternehmenOnline, Zusammenarbeit mit einer Steuerkanzlei, Zuarbeit Wirtschaftsprüfung bei der Erstellung des Verwendungsnachweises und des Jahresabschlusses, Unterstützung in der Projektadministration und -abrechnung, Administrative Beratung von Kooperationspartner*innen, Pflege von Personalstammdaten, Unterstützung der Geschäftsführung, Einführung und Nutzung von digitalen Anwendungen, Einhaltung und Überprüfung der DSGVO.

15. Juli 2026

Leiter:in (m/w/d) für den Bereich Administration & Vorstandsbüro (Elternzeitvertretung)

Stiftung Allianz für Entwicklung und Klima
| Berlin

Leitung mit voller Verantwortung für das Gesamtvorstandsbüro und fachlicher Teilverantwortung für die Mitarbeitenden der Vorstandsbüros. Budgetsteuerung Vorstandsbüro. Management des Berichtswesens; Steuerung und Sicherstellung der fristgerechten Abgabe. Inhaltliche Vorbereitung, Steuerung, Durchführung und Nachbereitung von Terminen mit satzungsgemäßen Gremien (Kuratorium, Beirat). Analyse, Bewertung und Ausarbeitung von Entscheidungsvorlagen sowie von strategischen und operativen Aufgabenstellungen.

15. Juli 2026

Verwaltungskraft / Sprechstundenassistenz mit Herz und Organisationstalent (Teilzeit, 20 W...

Netzwerk für traumatisierte Flüchtlinge in Niedersachsen, Psychosoziale Zentren gGmbH
| Oldenburg

Organisation der Sprechstunden, Terminkoordination unter Einbeziehung von Dolmetschenden, Betreuung der telefonischen Sprechzeiten, Datenbankpflege, allgemeine Verwaltungstätigkeiten, Unterstützung bei der Vermittlung in die Regelversorgung.

10. Juli 2026

Operations & Organisationsmanager:in (m/w/d)

SKala-CAMPUS gGmbH
| Berlin

Als Organisationsmanager:in in unserem Social-Start-Up bist du die erste Ansprechperson für Anfragen des gesamten Teams. Du unterstützt mit durchdachten Prozessen, passenden Tools und individueller Beratung. Dabei schaust du über den Tellerrand, erkennst Bedarfe frühzeitig und findest pragmatische Lösungen, bevor aus kleinen Reibungen große Hürden werden. Du gestaltest und entwickelst Prozesse kreativ weiter und stellst sicher, dass sie im Alltag umgesetzt werden und Wirkung entfalten.

15. Juli 2026

Stepstone

Projektleitung (m/w/d) Standortverlagerung

WWF Deutschland
| Berlin

Zentrale Anlaufstelle in der Projektstruktur Entscheidungsmanagement Projektdokumentation und Dokumentation des Bauablaufs Protokollführung Bedarfssteuerung Planung und Durchführung des Umzugs unter Berücksichtigung und Koordination des bestmöglichen Bedarfs Einhaltung der internen Richtlinien, Betriebsvereinbarungen und sonstigen internen und externen Vorgaben, wie Arbeitssicherheitsregularien, Brandschutz usw. Koordination Dienstleister Kostensteuerung und -verfolgung Terminsteuerung und –planung, um Abläufe, Ressourcen und Zeitpläne effizient zu steuern und einzuhalten

3. Juli 2026

Fuhrparkmanager:in (w/m/d), 30 Stunden, ab sofort

Berliner Tafel e. V.
| Berlin

Wartung und Instandhaltung der Fahrzeugflotte (25 Fahrzeuge), Pflege von Fahrzeuginformationen, Mängelprüfung der Fahrzeuge, selbständige minimale Reparaturen an den Fahrzeugen, Digitalisierung des Fuhrparkmanagements, Dokumentation von Schadensmeldungen, Unfällen und Versicherungsmeldungen, Koordination von Reparatur- und Serviceterminen sowie Zusammenarbeit mit Werkstätten.

3. Juli 2026

Buchhalter:in (w/m/d) in Teilzeit (10-15 Stunden), ab sofort

Berliner Tafel e. V.
| Berlin

Vereinsbuchhaltung, Personalbuchhaltung, Verwaltung der Mitglieder und Spender:innen, Überwachung des Zahlungsverkehrs, Zusammenarbeit mit dem Steuerbüro, Vorbereitung der Abschlüsse, Mitarbeit an der Digitalisierung unserer Buchhaltung und Personalverwaltung, Belege verwalten, digitalisieren und archivieren.

1. Juli 2026

Sachbearbeiter*in (m/w/d) Entgelt und Personalverwaltung (25 Wochenstunden)

Bayerischer Volkshochschulverband e.V.
| München

Koordination der Lohn- und Gehaltsabrechnungen in Zusammenarbeit mit dem Service Center Personalwesen der AKDB, Pflege und Verwaltung der Personalstammdaten sowie der Personalakten, eigenständige Bearbeitung von Personalunterlagen inklusive Vertragserstellung, Abstimmung mit externen Stellen wie Krankenkassen, Finanzamt und Rentenversicherungsträgern sowie Erstellung von Bescheinigungen.

1. Juli 2026

Team Lead Finance

adelphi research gGmbH
| Berlin

Als Sparringspartner:in der CFO-Funktion verantwortest du die finanzstrategische Steuerung – unterstützt von einem Team aus sechs Mitarbeitenden, das du befähigst und weiterentwickelst. Du führst Projektfinanzen und den Finanzbereich inklusive Buchhaltung verlässlich zusammen – mit klaren Standards, sicherem Prozessrahmen und belastbaren Zahlen im Zuwendungskontext wie in Leistungsprojekten.

26. Juni 2026

Buchhalter/in (w/m/d)

Kindermissionswerk ,Die Sternsinger' e.V.
| Aachen

Schwerpunkt Ihrer Tätigkeit sind die Finanzsachbearbeitung unter Anwendung der geltenden gesetzlichen und kirchlichen Vorschriften sowie der Vorgaben unserer Geschäftsleitung. Dies umfasst die Übertragung von Bankdaten ebenso wie das Einlesen der Daten in die Buchhaltung und das Kontieren (Kreditoren und Debitoren). Sie steuern den jeweiligen Freigabeprozess von Kreditorenrechnungen und weisen diese an.

26. Juni 2026

Mitarbeiter*in Finanzen und Fördermittelmanagement

Schwarzkopf-Stiftung Junges Europa
| Berlin

Zahlungsverkehr und vorbereitende Buchhaltung: Bearbeitung der laufenden Zahlungen sowie Steuerung des Zahlungsverkehrs. Budgetplanung und Fördermittelverwaltung: Mitarbeit an der Umsetzung und Optimierung von Prozessen sowie an der Weiterentwicklung interner Budgetplanung und Fördermittelverwaltung. Ansprechperson: Beratung und Betreuung der Kolleg*innen bei Fragen rund um Projekte und Projektbudgets. Abschlüsse: Unterstützung bei Monats- und Jahresabschlüssen in Zusammenarbeit mit dem externen Steuerbüro und der Kaufmännischen Leitung.

25. Juni 2026

Buchhalter*in (m/w/d) in Teilzeit

Katholische Arbeitnehmer-Bewegung (KAB)
| München

Eigenverantwortliche Abwicklung des Rechnungswesens und Zahlungsverkehrs aller Einrichtungen inkl. Barkassen sowie vorbereitende Tätigkeiten in der Lohnbuchhaltung, Verbuchung der Ein- und Ausgangsrechnungen, Verwaltung und Führung sämtlicher Bankkonten und Bankvollmachten aller Einrichtungen in Abstimmung mit der Geschäftsführung, vorbereitende Tätigkeiten bei der Erstellung von Monats- und Jahresabschlüssen.

24. Juni 2026

Data Analyst*in

Campact e.V.
| Remote

Du übernimmst Analyseaufgaben unterschiedlicher Komplexität von der Anforderungsklärung bis zur zielgruppengerechten Ergebnispräsentation. Dabei bringst Du proaktiv Ideen ein und nutzt abhängig von der Fragestellung verschiedene Analyse- und Visualisierungsmethoden. Du trägst dazu bei, datengetriebenes Arbeiten bei Campact in der Breite zu verankern: Gemeinsam mit Stakeholder*innen erarbeitest Du messbare Ziele und Erfolgskriterien und setzt Tests sauber auf.

10. Juli 2026

Stepstone

Studentischer Mitarbeiter (m/w/d) der Geschäftsführung

Zentrum für Internationale Friedenseinsätze (ZIF) gGmbH
| Berlin

Sie unterstützen das Team Geschäftsführung für ein erfolgreiches Tagesgeschäft. Unter Anleitung konzipieren Sie kleine Projekte und Veranstaltungen und setzen diese im Team um. Recherchen führen Sie zielgerichtet durch. Sie erstellen die inhaltliche Zuarbeit für Sprechpunkte, Medienbeiträge und Gesprächsführungen. Sie unterstützen die Referentin der Geschäftsführung bei der Erstellung von Berichten und internen Dokumenten. Im Tagesgeschäft unterstützen Sie ad hoc bei organisatorischen und administrativen Tätigkeiten, z.B. Kommunikation mit Besucher:innen und Dienstleister:innen, Erstellen von Informationsmaterialien, Vor- und Nachbereitung von Veranstaltungen.

26. Mai 2026

Verwaltungsmitarbeiter (m/w/d) / Office Manager (m/w/d)

WIB - Weißenseer Integrationsbetriebe GmbH (gemeinnützig)
| Berlin

Sie koordinieren und übernehmen die administrativen Abläufe innerhalb der allgemeinen Verwaltung. Sie stellen in Zusammenarbeit mit einer Bürogruppe aus der Werkstatt die Besetzung des Empfangs im Sekretariat sicher. Sie bereiten Meetings und Veranstaltungen vor und nach. Sie nehmen die Abstimmungen zwischen internen Schnittstellen und externen Dienstleistern vor. Sie organisieren die Dokumentenverwaltung und -ablage.

6. Juli 2026

Stepstone

Eine Sachbearbeiterin / einen Sachbearbeiter (m/w/d) bis Besoldungsgruppe A 11 LBesG Refer...

Landesuntersuchungsamt Rheinland-Pfalz
| Koblenz

Fachaufsicht und fachliche Unterstützung der nachgeordneten Verwaltungsbehörden im Bereich der Tierseuchenbekämpfung und tierische Nebenprodukte – TNP (u. a. Widerspruchsverfahren, Allgemeinverfügungen, Verwaltungsakte, Kostenfestsetzungsbescheide etc.) Organisation, Mitwirkung und Durchführung von Dienstversammlungen und Fortbildungsveranstaltungen Erstellen von Bescheiden und Stellungnahmen (u. a. zu überregionalen Viehveranstaltungen, Ausstellungen, Märkten und nach Tierseuchenerreger VO) Bearbeitung von Anträgen nach TNP-Recht (u. a. zu Biogasanlagen) Bearbeitung der Berichterstattungen und Mitarbeit bei Monitoring-Programmen

6. Juli 2026

Stepstone

Vorstandsassistenz (m/w/d)

WERTGARANTIE Group
| Hannover

Proaktive Unterstützung des Vorstands im operativen Tagesgeschäft Eigenständige Termin-, Kalender- und Prioritätensteuerung Organisation sowie Vor- und Nachbereitung von Vorstands-, Gremien- und Managementsitzungen Erstellung, Bearbeitung und Koordination von Korrespondenz Planung und Organisation nationaler sowie internationaler Dienstreisen Vorbereitung von Präsentationen, Entscheidungsunterlagen und Besprechungsdokumenten Nachverfolgung von Beschlüssen, Aufgaben und Terminen Steuerung des Informationsflusses zwischen Vorstand, Führungskräften und externen Stakeholdern

2. Juli 2026

Stepstone

(Front) Office Manager (f/m/x)

suena GmbH
| Hamburg

You keep our office organized, welcoming, and ready for growth: from maintaining common areas and supplies to coordinating vendors and ensuring our workspace always feels professional. You are the central point of contact for guests, partners, and the team - ensuring a great first impression, smooth communication, and that nothing falls through the cracks. You plan and coordinate team events, offsites, and company gatherings, and handle travel arrangements and logistics. You support onboarding and employee experience, manage benefits, and help with HR admin.

2. Juli 2026

Stepstone

Sachbearbeiter (m/w/d) Disposition Inneneinbau – Erneuerbare Energien Windkraft

Max Bögl Fertigteilwerke GmbH & Co KG
| Sengenthal

Disposition der Lkws des gesamten Inneneinbaus für Windkraftanlagen. Erstellung, Koordination und Vergabe von Transportaufträgen an nationale und internationale Speditionen. Erstellung von Lieferscheinen und Begleitdokumenten. Planung und Organisation von KEP-Transporten zwischen Windkraftprojekten und unseren Standorten in ganz Deutschland. Koordination des Dispositions- und Yardmanagements über eine digitale Plattform.

29. Juni 2026

Stepstone

Technischer Einkäufer (m/w/d) in Vollzeit und Teilzeit

dennree GmbH
| Töpen

Sie verantworten im technischen Einkauf den gesamten Bestellprozess für unsere Groß- und Einzelhandelskunden. Dazu gehören die Disposition der Artikel, die Erfassung aller Bestellungen sowie die vollständige Auftragsbearbeitung inklusive Terminverfolgung und Stammdatenpflege. Sie prüfen Rechnungen, bearbeiten Reklamationen und sorgen für einen reibungslosen Ablauf. Im engen Austausch mit dem Lagerbereich verbuchen Sie sämtliche Bestandsveränderungen im Warenwirtschaftssystem.