Office Management Jobs

16. September 2025

Assistenz Freiwilligengewinnung (m/w/d)

Tafel-Akademie gGmbH
| Berlin

Als Assistenz in der Freiwilligengewinnung sind Sie Teil des Projekts „Engagement-Neudenken!" und unterstützen insbesondere bei den Qualifizierungs- und Beratungsangeboten, sowie bei der Betreuung eines Förderprogramms für Tafeln rund um das Thema Freiwilligengewinnung. Sie arbeiten in engem Austausch mit der Projektleitung „Engagement-Neudenken!" und dem Bereich Weiterbildung und Freiwilligenmanagement. Ihre Aufgaben umfassen Unterstützung bei der Durchführung des Beratungsangebots, Mitarbeit an der Umsetzung und Koordination des Förderprogramms „Freiwilligengewinnung", Mitwirkung an der Organisation und Betreuung von Seminaren, Zuarbeit bei der Erstellung redaktioneller Inhalte zur Freiwilligengewinnung, Unterstützung bei der Planung und Begleitung von Service-Learning-Projekten sowie Betreuung des E-Mail-Postfachs.

16. September 2025

Assistenz Seminarverwaltung (m/w/d)

Tafel-Akademie gGmbH
| Berlin

Als Assistenz in der Seminarverwaltung unterstützen Sie im Bereich Weiterbildung und Freiwilligenmanagement die reibungslose Umsetzung unserer Weiterbildungsangebote für Tafeln bundesweit. Sie arbeiten in engem Austausch mit der zuständigen Koordinatorin sowie der Bereichsleitung. Ihre Aufgaben umfassen die allgemeine Seminarverwaltung (Bearbeitung von Anmeldungen, Versand von Zugangsdaten und Materialien, Kommunikation mit Referent:innen und Tagungshäusern), Nachbereitung (Erstellen und Versand von Teilnahmebescheinigungen, Pflegen und Auswerten der Anwesenheitslisten für interne Auswertungen), Vorbereitung der Rechnungsstellung sowie Pflege der Ablage, zentraler Dateien und Prozessbeschreibungen.

16. September 2025

Referent:in für Vereinsaufgaben (mit Entwicklungspotenzial)

Haus des Engagements e.V.
| Freiburg im Breisgau

Koordination und Weiterentwicklung von Angeboten zur Engagementförderung, Unterstützung der Geschäftsführung im Tagesgeschäft, Arbeit in enger Abstimmung mit den ehrenamtlichen Vorstandsmitgliedern und dem hauptamtlichen Team. Interne Verwaltung, Personalwesen, Kooperation mit dem Jobcenter, Zuständigkeit für Arbeitsgelegenheiten und Praktika, Mitgliedermanagement, Beantragung und Abrechnung von Förder- und Projektmitteln. Community Management, Koordination und Weiterentwicklung unseres Co-Workingangebots, Koordination und Weiterentwicklung der Räume für Engagierte an unseren zwei Standorten, Ehrenamtskoordination, Mitarbeit bei Projekten und Unterstützungsangeboten des Haus des Engagements.

11. September 2025

Mitarbeiter*in der Fraktionsgeschäftsstelle (w/m/d)

BÜNDNIS 90/DIE GRÜNEN im Rat der Bundesstadt Bonn
| Bonn

Betreuung der politischen Themenbereiche/Fachausschüsse: Kommunale Finanz- und Haushaltspolitik, inkl. Vergaben und Beteiligungen der Bundesstadt Bonn, Wirtschaft, Wissenschaft und Internationales, Rechnungsprüfung sowie die Betreuung weiterer Themenbereiche/Fachausschüsse nach Bedarf. Zuarbeit für die Fraktionsarbeitskreise durch Recherchen, Vorbereitungen und Unterstützung bei ihren Aktivitäten in den Gremien (z. B. Anträge und Anfragen). Enge Zusammenarbeit mit den ehrenamtlichen Fraktionsmitgliedern/Fraktionsservice. Absprachen mit den Koalitionspartnern und der Stadtverwaltung.

8. September 2025

Referent der Geschäftsführung (m/w/d) – Schwerpunkt Verwaltung/Administration

WIB – Weißenseer Integrationsbetriebe GmbH (gemeinnützig)
| Berlin

Sie arbeiten innerhalb des Leitungsgremiums vertrauensvoll mit der Geschäftsführung zu operativen und strategischen Themen zusammen. Sie übernehmen die Verantwortung für Projekte und bereiten Entscheidungsprozesse vor. Sie haben die Personalverantwortung für die Verwaltungsbereiche Sekretariat, Gebäudemanagement, Versicherungsmanagement, Vertragsmanagement und Arbeitsschutz. Zudem arbeiten Sie mit dem externen Datenschutzbeauftragten zusammen. Sie leiten die Arbeitsabläufe in den o.g. Verwaltungsbereichen und entwickeln diese stetig weiter.

15. September 2025

Stepstone

Sachbearbeitung (m/w/d) „Rechtsentwicklung“

Bundesamt für Logistik und Mobilität
| Köln

Mitwirkung an der Fortentwicklung der Förderrichtlinien. Prüfung und Ausgestaltung von Verfahrensweisen der Förderprogramme. Prüfung und Abstimmung von Vereinfachungen der Verfahren sowie von qualitätssichernden Maßnahmen zur Vereinheitlichung der Verfahren. Abstimmungen mit dem operativen Bereich sowie der Widerspruchsbearbeitung zur Wahrung von einheitlichen Verfahrensanwendungen. Auslegung besonderer rechtlicher Fragestellungen. Berichtswesen/Auskünfte an das Bundesministerium für Verkehr.

13. September 2025

Stepstone

Technischer Sachbearbeiter - Projektabwicklung / Material / Kommunikation (m/w/d)

Die Energie Rebellen c/o STEKA GmbH
| Karlsruhe

Du prüfst und erstellst Rechnungen, um Ordnung und Struktur in unsere Projekte zu bringen Du koordinierst und beschaffst Material, um sicherzustellen, dass alles vorhanden ist Du managst Unterlagen, vom Aufmaß bis zum Lieferschein, und behältst die Fäden in der Hand Du kommunizierst mit der Baustelle und dem Büro, um beide Welten zusammenzubringen Du wächst in die Rolle hinein und übernimmst Verantwortung, mit einer strukturierten Einarbeitung und zunehmender Verantwortung im Laufe der Zeit

14. August 2025

Verwaltung / vorbereitende Buchhaltung in Teilzeit

Nomadisch Grün gGmbH
| Berlin - Neukölln

Zuarbeit Finanzbuchhaltung: Kostenstellen festlegen, Belegarbeit, Zuordnung der Geschäftsvorfälle im Kostenstellensystem. Führung und Festschreiben der Barkassen über DATEV Unternehmen Online (DUO). Ansprechperson der Geschäftsführung für Kostenstellenauswertung und die Zuarbeit zum Finanzcontrolling. Kontrolle des Zahlungsverkehrs auf den Geschäftskonten. Zuarbeit zum Jahresabschlusses, Abstimmung mit der Steuerberatungsgesellschaft. Erstellung und Kontrolle von Ein- und Ausgangsrechnungen. Allgemeine administrative Aufgaben.

12. August 2025

Koordination Fördermittel und Finanzbuchhaltung (m/w/d)

Jugendwerk der AWO Württemberg
| Stuttgart

Sicherstellung einer geordneten Aufzeichnung aller Geschäftsvorgänge im Bereich der Finanzbuchhaltung auf Basis von rechtlichen und gruppeninternen Vorgaben. Buchen und Kontieren von Ausgangsrechnungen und von Zahlungseingängen. Forderungsmanagement, Mahnwesen. Mandantenübergreifende Durchführung der Zahlungsverkehre, Ansprechpartner*in bezüglich der Zahlungsmodalitäten. Kontenklärung/-abstimmung. Aktive Unterstützung bei der Entwicklung, Optimierung und Umsetzung von Projekten im Bereich Rechnungswesen. Unterstützung bei vorbereitenden Jahresabschlussarbeiten. Unterstützung der Geschäftsführung in der Finanzplanung und im Controlling. Beantragung, Verwaltung und Abrechnung von Zuschüssen, unter anderem über den Landesjugendplan und weiterer öffentlicher Zuschussprogramme.

8. August 2025

Executive Secretary – Finance & Administration and Deputy General Secretary (all gender)

Vereinte Evangelische Mission
| Wuppertal

Contributing to the fulfillment of the goals of the UEM by developing and implementing strategies to diversify UEM's financial security. Provide strategic leadership and ensure strategic alignment across the departments of Accounting, Communication & Fundraising, IT & Services and Properties/Housekeeping. Share responsibility with the Deputy Executive Secretary for ensuring effective management of the organization's operational and administrative areas. Ensure compliance with financial governance and risk management standards. Monitor UEM's organizational performance and provide reporting to the Management Team, Council and other advisory and executive committees of UEM.

10. September 2025

Stepstone

Mitarbeiter/in mit Schwerpunkt Nachlassabwicklung (m/w/d)

SOS-Kinderdörfer weltweit Hermann- Gmeiner-Fonds Deutschland e.V
| Düsseldorf

Führen sämtlicher Korrespondenz mit Behörden, Gerichten, Miterben, Versicherungen, etc. - sowohl selbständig als auch in Zusammenarbeit mit dem zuständigen Juristen, mit dem Sie ein Team bilden. Bearbeitung sämtlicher Tätigkeiten in Bezug auf die Abwicklung eines Nachlasses, wie Organisation der Bestattung, Kündigung von personenbezogenen Versicherungen/Verträgen, Auflösung von Mietwohnungen, Verwertung von Vermögensgegenständen jeglicher Art.

10. September 2025

Stepstone

Sachbearbeiter/in (m/w/d) in Projekten zu Klimaschutz und Nachhaltigkeit

Deutscher Paritätischer Wohlfahrtsverband Gesamtverband e. V.
| Berlin

Im Rahmen der Projekte sollen gemeinnützige Organisationen und gemeinwohlorientierte Unternehmen darin unterstützt werden, ihre Strukturen und Prozesse klimafreundlich und nachhaltig auszurichten. die administrative und organisatorische Begleitung des Projekts, die Unterstützung bei der Vergabe, Abwicklung und Nachverfolgung von Aufträgen an externe Dienstleister*innen, die Pflege von Projektunterlagen, Datenbanken und Dokumentationen, die Mitarbeit bei der Budgetverwaltung und Abrechnung, der Versand von Informationsmaterial, Pflege von Verteilerlisten sowie die enge Zusammenarbeit mit der Projektleitung und der Referent*in.

1. September 2025

Stepstone

Kaufmännischer Sachbearbeiter (m/w/d) Regalplanung

dennree GmbH
| Töpen (Raum Hof / Oberfranken)

Optimierung der Warengruppenstrukturen, insbesondere Warenbereinigung in enger Zusammenarbeit mit den Bereichen Einkauf und Vertrieb. Erarbeitung eines Warenplatzierungsplans bzw. Planogramms für die Sortimentsbausteine sowie Erarbeitung von Maßnahmen zur Einhaltung der warenwirtschaftlichen Zielvorgaben. Erstellung von Sortimentsbausteinen unter Berücksichtigung von Marktgrößen und Merchandising-Standards. Erstellung und Auswertung von verschiedenen Statistiken, u. a. Abverkaufsanalysen, Soll-Ist-Analysen sowie Hochrechnungen. Unterstützung bei der Softwareeinführung RELEX Space & Assortment.

1. September 2025

Stepstone

Kaufmännische Assistenz (m/w/d)

SeaRenergy Services GmbH
| Hannover

Selbständige Übernahme von Sekretariats- und Büroverwaltungstätigkeiten. Vorbereitende Buchführung sowie Bearbeitung von Eingangsrechnungen, Zahlungen und Mahnwesen. Telefonempfang, Telefonkorrespondenz sowie Bearbeitung von Posteingang und -ausgang. Unterstützung der Geschäftsführung bei organisatorischen und administrativen Aufgaben. Reiseplanung und Organisation von Veranstaltungen. Protokollführung bei Wochenbesprechungen. Betreuung des ERP-Systems Dynamics 365 Business Central.

29. August 2025

Stepstone

Sachbearbeiter:in (w/m/d) Natürlicher Klimaschutz – (2025/2-10)

Senatorin für Umwelt, Klima und Wissenschaft
| Bremen

Ansprechstelle und Beratung zum Aktionsprogramm Natürlicher Klimaschutz (ANK). Fördermittelmanagement. Unterstützung bei administrativen Fragen der Projektbeantragung, Projektsteuerung und -abwicklung. Öffentlichkeitsarbeit und Aufbereitung von Best-Practice-Beispielen. Berichtswesen rund um das ANK.

19. August 2025

Stepstone

IT-Systemadministrator:in

bio verlag GmbH
| Aschaffenburg

Du installierst und optimierst die IT-Infrastruktur. Mit Deinem Wissen und frischen Ideen trägst Du auch zur Weiterentwicklung bei. Du bietest einen anwenderorientierten Support und betreust die Verlagskolleg:innen bei allen IT-relevanten Themen. Du planst und leitest interne IT-Projekte und setzt diese eigenständig um. Dabei koordinierst Du auch externe Dienstleister. Die Sicherheit von Daten, Netzwerkzugriffen und Backup-Systemen wird von Dir gewährleistet.

19. August 2025

Stepstone

Front Office Mitarbeiter (m/w/d)

CEE Group
| Hamburg

Empfang und Betreuung von Gästen, Kunden und Geschäftspartnern. Telefonische und schriftliche Korrespondenz in Deutsch und Englisch. Organisation und Koordination von Terminen und Besprechungen. Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost sowie allgemeiner administrativer Aufgaben. Unterstützung des Teams bei organisatorischen und administrativen Tätigkeiten. Sicherstellung der Verfügbarkeit aller erforderlichen Bürobedarfe.

11. August 2025

Stepstone

Ausbildung als Kauffrau für Büromanagement (m/w/d) ab 01.09.2026

EWS Elektrizitätswerke Schönau eG
| Schönau im Schwarzwald

Als Kaufmann für Büromanagement (m/w/d) verbringst Du ein paar Tage in der Woche im Unternehmen und die restlichen Tage in der Berufsschule. Während der 3-jährigen Ausbildungszeit durchläufst Du die verschiedenen kaufmännischen Abteilungen des Unternehmens. Du kommunizierst mit unseren Kund:innen, Kolleg:innen und Geschäftspartnern. Du lernst die unterschiedlichen kaufmännischen Bereiche kennen. Du verarbeitest Daten und Zahlen. Du erstellst Statistiken und Auswertungen gewissenhaft. Du organisierst Termine, Dienstreisen und Besprechungen.

11. August 2025

Stepstone

Kaufmännische:r Projektbearbeiter:in (m/w/d) Stadtentwicklung / Städtebauförderung

BauBeCon Sanierungsträger GmbH
| Osnabrück

Unterstützung der Projektleitung bei der Abwicklung von städtebaulichen Maßnahmen und Fördermittelmanagement. Abstimmung der Kosten- und Finanzierungsübersichten mit Projektleitung und Kommune. Erarbeitung von Förderanträgen sowie Vertragsmanagement. Zahlungsverkehr und Rechnungsabwicklung. Administrative Tätigkeiten.

7. August 2025

Stepstone

Sachbearbeiterin (m/w/d) in der Prüfungsverwaltung

Akademie der Bildenden Künste München
| München

Vielfältige Sachbearbeitung im Team der Prüfungsverwaltung für alle Studiengänge der Akademie, insbesondere Datenbank- und Aktenpflege und Organisationsaufgaben für Zwischen- und Abschlussprüfungen. Beratung der Studierenden sowie des Lehrkörpers in prüfungsrechtlichen Fragen der Studiengänge. Datenbankbasierte Verwaltung der Prüfungsergebnisse und Erstellung von Bescheiden, Zeugnissen, Urkunden und Bescheinigungen. Kontrolle der Verwaltungsvorgänge bei Prüfungen.