Office Management Jobs

10. April 2026

Assistenz (m/w/d, 50%)

VENRO e.V.
| Berlin

Für unser Projekt „Countdown 2030 – Globale Ziele brauchen Zivilgesellschaft

8. April 2026

Manager Finanzen (m/w/d)

IBA Metropolregion München GmbH
| München, Bayern, Deutschland

Deine Aufgaben umfassen im Kern: Administrative Unterstützung der Kaufmännischen Leiterin, Mitwirken bei der richtlinienkonformen Abrechnung der finanziellen Mittel, kaufmännisches Prüfen und Bewerten der Rechnungslegung, Unterstützen und Durchführen des Budgetcontrollings, insbesondere bei der Überwachung von Sachausgaben, Übernehmen von Finanzdaten des externen Dienstleisters einschl. Kontenabstimmung und Plausibilitätskontrolle, Klären von bilanziellen Sachverhalten, Koordinieren der Erstellung von Monats- und Jahresabschlüssen sowie Zuarbeiten bei Steuerunterlagen, Mitarbeiten und Erarbeiten der Finanzpläne und Kalkulationen im direkten Austausch mit den Fachabteilungen, Unterstützen beim Erstellen von Berichten und bei etwaigen Zuwendungen, Erstellen der Projektdokumentation und Übernahme des förderspezifischen Projektmanagements und der Abrechnung, Erstellen von Statistiken, Auswertungen und Präsentationen, Dokumentenmanagement, strukturierte Ablage und Mitarbeiten beim Weiterentwickeln von Standards für das Finanzmanagement.

7. April 2026

Head of Finance (m/w/d) für das Akademische Netzwerk Osteuropa, akno e.V. ab sofort

Akademisches Netzwerk Osteuropa eV
| Berlin

Ihre Aufgaben umfassen Finanz- und Budgetmanagement in den von akno e.V. verwalteten Projekten, Fördermittel- und Projektabrechnung in den von akno e.V. verwalteten Projekten, Vertrags- und Vergabemanagement in den von akno e.V. verwalteten Projekten sowie Unterstützung in der Personalsachbearbeitung in den von akno e.V. verwalteten Projekten. Die Stelle erfordert mehrjährige Berufserfahrung im Finanz- und Projektmanagement (idealerweise im NGO- oder Fördermittelkontext) sowie fundierte Kenntnisse im Arbeits-, Zuwendungs- und Vergaberecht.

24. März 2026

Feature

Grants Manager (all genders)

Allianz Foundation
| Berlin

Du gestaltest die Kunst- und Kulturförderung der Allianz Foundation in allen Programmlinien aktiv mit, scoutest, betreust und vernetzt Förderpartner*innen in ganz Europa, und füllst unsere Mission mit Leben. Akquise, Auswahl und proaktives Scouting neuer Förderpartner*innen und Einzelpersonen aus dem Bereich sozial engagierter Kunst sowie für transdisziplinäre und fachübergreifende Themen. Kommunikation mit und enge Begleitung von Antragstellenden und Förderpartner*innen: Projektmanagement von Förderprogrammen inkl. Abrechnungsprüfung, Dokumentation und Evaluation, Bewertung von Projektskizzen und Anträgen. Prüfung von Kosten- und Finanzierungsplänen, Aufbereitung von inhaltlichen Empfehlungen und Fördervorschlägen für Vorstand und Gremien.

2. April 2026

Klimaanpassungsmanager (m/w/d)

Stadt Neukirchen-Vluyn
| Neukirchen-Vluyn

Initiierung, Begleitung und Unterstützung der Umsetzung einzelner Maßnahmen des Klimaanpassungskonzeptes der Stadt Neukirchen-Vluyn sowie Koordination aller relevanten Aufgaben innerhalb der Verwaltung, mit verwaltungsexternen Akteur*innen sowie externen Dienstleistenden. Initiierung, Moderation und Pflege von Netzwerken und Arbeitskreisen für die übergreifende Zusammenarbeit und Vernetzung für die Klimafolgenanpassung unter Einbindung relevanter interner und externer Akteure. Initiierung, Planung sowie Begleitung und Durchführung von Öffentlichkeitsarbeit, Informationsveranstaltungen und Sensibilisierung für das Thema der Klimafolgenanpassung für verschiedene Zielgruppen in unterschiedlichen Formaten. Unterstützung und Begleitung der relevanten Fachämter bei der Akquise von Fördermitteln zur Umsetzung von Klimaanpassungsmaßnahmen. Koordination und Durchführung des Monitorings und Controllings zur Umsetzung von Klimaanpassungsmaßnahmen.

2. April 2026

Projektreferent/in für internationale Projekte (m/w/d) in Elternzeitvertretung

vision:teilen e.V.
| Düsseldorf

Prüfung von Projektanträgen für klein- und mittelgroße Entwicklungsprojekte. Ausarbeitung und Weiterentwicklung von Projekten bis zur Entscheidungsreife sowie Beratung unserer internationalen Partner. Prüfung von Abschlussberichten und Verwendungsnachweisen (inkl. Abrechnungen) sowie Abstimmung mit Partnern bei Rückfragen und Klärungsbedarf. Erstellung von Förderanträgen sowie Akquise von Projektmitteln bei privaten und öffentlichen Geldgebern. Dokumentation von Projektfortschritten sowie Erstellung von Berichten für interne und externe Zwecke. Budgetverwaltung und -kontrolle. Pflege und Ausbau von Kooperationen mit Kofinanzierungspartnern, Stiftungen sowie öffentlichen und privaten Fördermittelgebern. Planung, Organisation und Betreuung von Besucheraufenthalten internationaler Partner.

31. März 2026

Stiftungsmanager*in

Moving Child Foundation
| München

Sie übernehmen Verantwortung für das administrative Management sowie für die organisatorische Coordination der Stiftung und stellen einen reibungslosen Ablauf der operativen Prozesse sicher. Ihre Finanzkompetenz umfasst Budgetplanung, Vorbereitung der Buchhaltung und Berichterstattung. Sie unterstützen bei der Erstellung von Förderverträgen. Darüber hinaus recherchieren und begleiten Sie neue Förderprojekte und stehen im kontinuierlichen Austausch mit bestehenden Projekten – stets im Einklang mit den Werten der Moving Child Foundation.

9. April 2026

Stepstone

Verkaufsassistenz (m/w/d) in Teilzeit (25 Stunden pro Woche)

dennree GmbH
| Töpen

Sie erledigen die Auftragsabwicklung der eingehenden Bestellungen und sorgen für eine hohe Lieferfähigkeit. Sie übernehmen die Bearbeitung von Bestell- und Lieferanfragen. Sie stehen als Ansprechpartner*in einem festgelegten Kundenstamm von Montag bis Samstag zur Verfügung und halten engen Kontakt mit den Bereichen Warenmanagement, Lager und Fuhrpark. Überdies zählen die Pflege der Kundenstammdaten sowie weitere allgemeine administrative Aufgaben zu Ihrem Bereich.

26. März 2026

Member Engagement Contractor – Deutschsprachig

Eko
| Homeoffice

In dieser Position kommunizieren Sie mit unserem deutschsprachigen Mitgliederkreis und unterstützen uns bei der Durchführung unserer Kampagnenarbeit. In dieser Rolle motivieren und binden Sie unsere Mitglieder ein, um Maßnahmen zur sozialen und wirtschaftlichen Gerechtigkeit auf der Welt voranzutreiben. Die Person in dieser Rolle konzentriert sich in erster Linie darauf, alle Anfragen unserer deutschsprachigen Mitglieder in unseren Mitglieder-E-Mail-Postfächern zu beantworten und sicherzustellen, dass Anfragen umgehend und professionell bearbeitet werden. Sie wird außerdem bei der Umsetzung unseres Programms für die Kommunikation und Wertschätzung großzügiger Spender*innen mitwirken. In dieser Rolle leisten Sie deutschsprachige Unterstützung in der Bearbeitung und Überprüfung von Kampagnen- und Fundraising-Materialien. Außerdem bieten Sie technische Unterstützung für das Erstellen von Spendenaufrufen und Petitionen sowohl auf Englisch als auch auf Deutsch.

25. März 2026

HR Business Partner*in

Campact e.V.
| Remote

Du berätst und begleitest unsere Führungskräfte und Mitarbeiter*innen in allen personalrelevanten, arbeitsrechtlichen und organisatorischen Fragestellungen, insbesondere bei den Prozessen des On- und Offboardings. Du verantwortest den gesamten Rekrutierungsprozess sowohl operativ als auch strategisch. Dazu gehören insbesondere Bedarfsplanung, Talentpool-Management, Prozessoptimierung sowie Beratung der Führungskräfte. Feedback von Kolleg*innen und die regelmäßige Analyse von Personaldaten helfen Dir dabei, gemeinsam im Personal & Operations-Team Erkenntnisse für die Weiterentwicklung unserer Arbeit zu gewinnen. Du analysierst und bewertest das Potenzial zur Automatisierung und Optimierung aller HR-Prozesse bei Campact e.V. und leitest entsprechende Projekte.

7. April 2026

Stepstone

Proposal Manager:in (m/w/d)

Energynautics GmbH
| Darmstadt

Prozesssteuerung: Sie übernehmen die zentrale Organisation und strukturierte Bearbeitung von Angeboten (Proposals) im internationalen Kontext – von der Ausschreibung bis zur Abgabe. Koordination: Sie steuern die Zusammenarbeit mit internen Fachbereichen und externen Projektpartnern, prüfen die Vollständigkeit und Aktualität der Inhalte (z. B. Referenzen, CVs) und sorgen für einen reibungslosen Abgabeprozess. Qualitätssicherung: Sie entwickeln und optimieren die Struktur der Angebote, koordinieren die Erstellung ansprechender Grafiken (in Zusammenarbeit mit Ingenieuren/Grafikern) und übernehmen die sprachliche sowie inhaltliche Endkontrolle der Angebote. Terminmanagement: Sie managen Deadlines aktiv und stellen sicher, dass Angebote termingerecht und qualitativ hochwertig abgegeben werden.

17. März 2026

Studentische Aushilfe (m/w/d) im Sekretariat auf Mini-Job-Basis oder als Werkstudent:in

Bundesarbeitsgemeinschaft der Freien Wohlfahrtspflege e.V. (BAGFW)
| Berlin

Erstkontakt zu Besucher:innen und Partner:innen (persönlich, telefonisch und per E-Mail). Unterstützung bei der Pflege und Verwaltung von Kalendern und E-Mails der Geschäftsführung (Outlook, Teams). Unterstützung bei der organisatorischen Vorbereitung und Durchführung von Sitzungen, Fachveranstaltungen und Austauschformaten. Vor- und Nachbereitung von Sitzungen und Besprechungen (z. B. Unterlagen zusammenstellen, Versand, Dokumentation). Unterstützung im Reisemanagement und bei organisatorischen Aufgaben im Tagesgeschäft (z. B. Bearbeitung von Stellungnahmen und Briefen). Pflege und Aktualisierung von Inhalten im Intranet. Internetrecherchen und administrative Unterstützung der Geschäftsstelle.

12. März 2026

Studentische*r Mitarbeiter*in im Organizing

Campact e.V.
| Berlin

Mit Campact e.V. bewegen Menschen gemeinsam Politik – mit Dir wollen wir gemeinsam Versammlungen und Aktionen in Berlin umsetzen. Bei Versammlungen und Aktionen unterstützt Du die Kolleg*innen bei notwendigen Aufgaben für die Vorbereitung und Durchführung, bis zur Logistik und Bereitstellung und Produktion des Aktionsmaterials. Du unterstützt uns im Materiallager in Berlin bei der Ausgabe, Transport, Rücknahme und Inventarisierung. Du unterstützt bei der Planung und Umsetzung von internen Veranstaltungen wie Klausuren und Teamevents.

12. März 2026

ReferentIn Finanzierungsstrategien & Beteiligungen (w/m/d)

Bundesverband WindEnergie e.V.
| Berlin

Fachliche Unterstützung und Weiterentwicklung des Finanzierbeirats, des Bürgerwindbeirats sowie des Arbeitskreises Beteiligung. Analyse von Entwicklungen im Bankensektor, Kapitalmarkt und Fondsindustrie. Ansprechpartner*in für institutionelle Investoren, Banken, Fonds und Finanzierungsdienstleister. Erarbeitung von Stellungnahmen und Positionierungen zur Finanzierung von Energieinfrastruktur und Beteiligungsmodellen. Konzeption und Vorbereitung politischer Gespräche zu Finanzierungsthemen. Organisation und Moderation von Sitzungen, Workshops und Austauschformaten mit Mitgliedsunternehmen. Aufbau und Pflege eines Netzwerks zu relevanten Stakeholdern. Vertretung des BWE auf internen und externen Veranstaltungen, halten von Fachvorträgen.

2. April 2026

Stepstone

Assistenz der Geschäftsführung Projektmanagement (m/w/d)

ReFood GmbH & Co. KG
| Landsberg

Erarbeitung und Koordination von Sachthemen sowie Kontrolle der auftragsgemäßen Bearbeitung. Erstellung von Ergebnisbetrachtungen und Investitionskalkulationen, inkl. CAPEX-Erstellung, BBR-Unterlagen und Unterstützung der Ergebnisplanung in Abstimmung mit der Geschäftsleitung. Unterstützung bei behördlicher Projektkorrespondenz, einschließlich Daten- und Gutachtenübermittlung für laufende Verfahren. Planung und Umsetzung von Projekten, z. B. Standortumzüge, Inbetriebnahmen und Einführung neuer Prozesse. Unterstützung in Disposition, Vertrieb und Verwaltung, inkl. Kundenservice, Auftragsrückmeldung, Vertretung und Auditvorbereitung.

1. April 2026

Stepstone

Kaufmännischer Mitarbeiter Faktura (m/w/d)

ReFood GmbH & Co. KG
| Kogel

Erstellung und Prüfung von Gutschriften und Rechnungen, Überwachung und Sicherstellung der korrekten Abrechnung unserer Entsorgungsdienstleistung, Klärung und Bearbeitung von Reklamationen, Unterstützung bei Monatsabschlüssen, Enge Zusammenarbeit mit Disposition, Vertrieb und Buchhaltung, Durchführung allgemeiner administrativer Tätigkeiten im kaufmännischen Bereich

10. Februar 2026

WERKSTUDENT*IN (w/m/d) für Fundraising und Projektarbeit

Kinderhilfswerk Eine Welt e.V.
| Hamburg

Zuarbeit bei Projektkonzepterstellung und Antragsstellung, Unterstützung bei Projektmonitoring, Fristen- und Dokumentenmanagement von privat und öffentlich (BMZ) geförderten Projekten, Aufarbeiten von Projektinformationen in Grafiken, Tabellen und Präsentationen, Geberrecherche. Unterstützung des Fundraisingteams: Identifikation, Qualifizierung und Ansprache potenzieller Förderpartner (Privatspender, öffentliche Gelder, Unternehmen und Stiftungen), Unterstützung bei Spenderkommunikation (Dank, Updates, Spendenquittungen, Versandlisten), Mitarbeit an Redaktionsplanung und Erstellung von Informationsbriefen, Newsletter- und Website-Texten sowie Social-Media-Beiträgen, Organisatorische Vorbereitung und Nachbereitung von Webinaren und Fundraising-Aktionen.

31. März 2026

Stepstone

Kaufmännischer Mitarbeiter Bereich Disposition (m/w/d)

ReFood GmbH & Co. KG
| Wörth an der Donau

Ansprechpartner für unsere Fahrer und Kunden im Tagesgeschäft, Abwicklung von Aufträgen, sowie Abrechnung von erbrachten Leistungen, Bearbeitung der eingehenden Anfragen und Aufträge sowie von kaufmännischen/administrativen Themen, Sicherstellung der Betriebsbereitschaft unseres Fuhrparks, Laufende Überprüfung und Optimierung der Logistikprozesse, Pflege der Arbeitsnachweise der gewerblichen Mitarbeiter und Kontrolle der Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben

4. Februar 2026

Finanzbuchhalter*in (m/w/d)

Jugendwerk der AWO Württemberg
| Stuttgart

Sicherstellung einer geordneten Aufzeichnung aller Geschäftsvorgänge im Bereich der Finanzbuchhaltung auf Basis von rechtlichen und gruppeninternen Vorgaben, Buchen und Kontieren von Ausgangsrechnungen und von Zahlungseingängen, Forderungsmanagement, Mahnwesen, Mandantenübergreifende Durchführung der Zahlungsverkehre, Kontenklärung/-abstimmung, Ansprechpartner*in bezüglich der Zahlungsmodalitäten, Aktive Unterstützung bei der Entwicklung, Optimierung und Umsetzung von Projekten im Bereich Rechnungswesen, Unterstützung bei vorbereitenden Jahresabschlussarbeiten, Unterstützung der Geschäftsführung in der Finanzplanung und im Controlling.

26. März 2026

Stepstone

IT Operations Specialist (m/w/d)

Arkadia Heilbronn gGmbH
| Heilbronn

Du verantwortest den Betrieb und die Weiterentwicklung unserer IT-Infrastruktur - von Google Workspace und Tools über Webseiten und Server bis hin zu Netzwerk und Hardware. Dabei stellst du sicher, dass Systeme, Zugänge und technische Setups zuverlässig funktionieren. Digitale Infrastruktur: Du verantwortest den Betrieb und die Weiterentwicklung unserer digitalen Infrastruktur - von Google Workspace über interne Tools bis hin zu Netzwerk und Hardware. Webseiten & Server: Du betreust unsere Webseiten und Serverlandschaft (Frontend & Backend), sorgst für Stabilität, Updates und eine saubere technische Basis. Tools: Du stellst den reibungslosen Betrieb zentraler Tools und Plattformen sowie das Nutzer- und Rechtemanagement sicher.